Algemene Basisopleiding Tentoonstellen

door © Roby Bellemans

tekst cursusboek

OPGELET:
Deze tekst mag uitsluitend voor eigen gebruik afgedrukt worden. Het is niet toegestaan om zonder toestemming delen ervan op de een of andere manier te publiceren.
Helaas voor ons dachten de uitgevers dat er een te kleine doelgroep was voor het handboek waardoor het drukken ervan commericeel gezien niet interessant was. En wij vonden het weer jammer van het vele werk wanneer er niets met gedaan zou worden.
Vandaar ons besluit om het handboek dan maar integraal op internet te zetten. U hoeft dus niets te betalen voor het gebruiken van dit materiaal, maar dit betekent niet dat u er geen vergoeding voor mag geven.
Qua vergoeding mag u denken aan een bedrag tussen de 10 en 25 euro. Instellingen die het handboek als lesmateriaal willen gebruiken kunnen ook een dergelijk bedrag per kopie aan ons overmaken. Met die inkomsten kunnen wij weer leuke andere dingen bedenken en uitvoeren.
De vergoeding kunt u storten op onze girorekening 216886 o.v.v. cursusboek tentoonstellen.

Terug naar homepage

deze site bevat 4b
Deel I beleid & marketing: 1 de verschillende manieren om met tentoonstellen bezig te zijn
2 marketing
3 het beleid bepalen
4 een beleidsplan opstellen
5 promotie en publiciteit
Deel II: zakelijk:
1 de zaken
2 contracten
3 het auteursrecht
4 verzekering
5 im- en export
Deel III-A: de tentoonstelling
1 concept tentoonstelling
2 presentatie
3 het loopplan
4 de verschillende manieren van tentoonstellen
Deel III-B: de tentoonstelling
1 maquettes en modellen
2 de verlichting
3 presentatiemiddelen
4 ophangsystemen
5 teksten
Deel III-C: de Tentoonstelling
1 het werkplan
2 de begroting
Deel IV-A: de werkzaamheden
1 de intake
2 ingelijst werk
3 tentoonstellen in een andere ruimte
4 transport
Deel IV-B: de werkzaamheden
1 tijdens de tentoonstelling
2 na de tentoonstelling
3 het archief
Deel V: uit de praktijk
1 een onderzoek
2 evaluatie

met dank aan de volgende mensen voor hun bijdragen en adviezen:
Deel I: Gerrit Staal (marketing director Philips International),
Deel II: Jan Bartz (gevolmachtigde verzekeringsmij Nieuw-Rotterdam), Willem Sleijster (hoofd douanekantoor Terneuzen).
Deel III-B: Wim Clarijs (maquettebouw),
Deel IV-A: Muskie Engels (kunsttransport),

Deel IV-b - De werkzaamheden

1 tijdens de tentoonstelling
2 na de tentoonstelling
3 het archief

Deel IV-b -Tijdens de tentoonstelling

Inleiding
In de eenvoudigste opvatting betekent `toezicht houden' uitsluitend kijken of er van het tentoongestelde niets beschadigd dan wel zonder toestemming verwijderd wordt.
In de ruimste opvatting betekent het ook nog het begeleiden van bezoekers, het verkopen van werk, het doen van publieksonderzoek, het leggen van contacten met vakgenoten & potentiële exposanten, etc...

Globaal beschouwd kunnen we stellen dat de werkzaamheden van degene die toezicht houdt op de volgende terreinen liggen:
- veiligheid en praktische controle
- publieksbegeleiding
- marktonderzoek
- het verzorgen van de achtergrondmuziek


Laten we eens kijken wat dit in de praktijk betekent. Uiteraard weten we dat er een enorme verscheidenheid is aan tentoonstellingen zodat het hieronder vermelde niet steeds kan uitgevoerd worden.
Veiligheid en praktische controle
Men stelt iets tentoon omdat men van mening is dat het om iets interessants, iets waardevols gaat. Eigenlijk is dit al voldoende reden om ervoor te zorgen dat er goede controle is op het tentoongestelde en op het gedrag van de bezoekers.
De meeste mensen die naar een tentoonstelling komen doen dat om te genieten of gewoon uit interesse. Vandalisme komt helaas ook voor, hoe onpersoonlijker de ruimte waarin tentoong esteld wordt en hoe meer `toevallige' bezoekers, hoe groter de kans op vandalisme. Ook diefstal is iets waar voortdurend rekening mee gehouden moet worden.
Diefstal en vandalisme zijn nooit helemaal te voorkomen maar er valt heel wat aan te doen. Duidelijk aanwezig toezicht doet bijvoorbeeld al heel veel en in kleinere ruimtes is dit vaak al ruim voldoende. In grotere of ongelukkig ingerichte ruimtes is eenvoudig toezicht onvoldoen de. Met ongelukkig ingerichte ruimtes bedoelen we ruimtes waar bv tweezijdig gebruikte panelen dusdanig staan opgesteld dat men onmogelijk alles in de gaten kan houden.
In deze situaties kunnen, op het gebied van preventieve maatregelen, spiegels en al of niet gebruikte camera's een uitkomst bieden. Spiegels werken meestal alleen preventief want in het algemeen is het beeld te klein om echt iets te zien.
Ook een alarmsysteem werkt preventief tegen diefstal. In principe kan al het tentoongestelde materiaal beveiligd worden, en uit preventieve overwegingen liefst enigszins zichtbaar. Een lijst met onderaan twee draadjes en een klein metalen plaatje duidt erop dat het werk beveiligd is, ook al zit er voor de rest niets achter die lijst.
Vele instellingen zoals bibliotheken beschikken over een anti-diefstalsluis, het werk moet dan wel voorzien zijn van een metaalstrip.

Het `aanwezig zijn' als toezichthouder is ook een kunst die behoorlijk wat ervaring vergt. Het is vooral de kunst om er wel te zijn maar niet te irriteren. De toeschouwer moet zich niet beloerd voelen. Het betekent in de praktijk dat de toezichthouder iets te doen moet hebben. Het moet echter een werkzaamheid zijn waarmee men wel bezig is, maar wat geen intensieve aandacht vraagt. Neem bijvoorbeeld het verschil tussen iemand die een stapeltje folders terug goed legt of met een vochtig doekje vingerafdrukken van een lijst veegt en iemand die een spannend boek zit te lezen of een brief zit te schrijven.

Het is een veel voorkomende misvatting dat iemand die toezicht houdt ook nog een andersoortige taak kan doen. Men doet één taak goed of twee taken slecht. Natuurlijk, soms is het niet anders mogelijk en de verleiding is vaak groot, maar aan te bevelen is het niet.
Net noemden we het al even terloops, maar een van de taken van degene die toezicht houdt is het praktisch dagelijks nalopen van het tentoongestelde. Is er niets omgevallen in de vitrines? Is er geen glasbreuk ontstaan? etc...

Tot slot wat de veiligheid betreft is het aan te bevelen om een soort rampenplan/boek te maken voor het geval dat er eens iets fout gaat. In dat boek dient men dan de telefoonnummers op te nemen van alles en iedereen van belang. Hoe te handelen bij brand of bij een andere calamiteit, wat er bijvoorbeeld erg kostbaar of brandbaar is. Welke tentoongestelde attributen er niet tegen water kunnen, wat er onvervangbaar is en dat soort dingen. Voor tentoonstellingen maakt men niet alleen vaak gebruik van brandbaar materiaal, maar regelmatig ook van elektrische apparatuur. Het is van belang om te weten wat er gebruikt is, waar dat precies staat en hoe te handelen in geval van calamiteiten.
Het spreekt ook vanzelf dat men een brandje niet even gaat blussen met een waterspuit. Wat er dan wel gebruikt moet worden hoort allemaal in dat rampenplanboek te staan. Uiteraard ook gegevens zoals waar de brandblusapparaten hangen, waar de plaats van de stoppenkast is en al die andere praktische zaken.

Publieksbegeleiding
We maakten hierboven al de opmerking dat het houden van toezicht slecht te combineren valt met de meeste andere werkzaamheden.
Het idee om wat werk dat er al zo lang ligt nog gauw even te doen terwijl-men-daar-dan-toch- is is een miskenning van het werk van de toezichthouder.
Indien u op een tentoonstelling rondloopt en een toelichting zou willen vragen, dan doet u dat meestal niet als de suppoost druk bezig is met iets anders. Sommige bezoekers trekken zich daar niets van aan, maar de meeste mensen storen niet graag. En vaak zijn dit soort mensen juist de leukste en de interessantste.

In feite is het, zoals we hierboven ook al schreven, de taak van de suppoost om niet storend aanwezig te zijn. Meestal zullen de mensen met vragen dan wel naar hem of haar toekomen. Alhoewel het soms als storend wordt ervaren aangesproken te worden wanneer men staat te kijken, zijn er echter toch momenten waarop een suppoost zelf initiatief tot een gesprek mag/moet nemen.
- Als mensen binnenkomen en na slechts een paar stappen stilstaan, wat rondkijken en aanstalten maken om weer weg te gaan. Het kan zijn dat die mensen zondermeer in een verkeerd pand beland zijn maar het kan ook zijn dat ze wel degelijk op de goede plek zijn maar iets heel anders verwacht hadden. Het is dan de kunst ervoor te zorgen dat die mensen het toch nog interessant gaan vinden.
- Als mensen, na alles gezien te hebben, weggaan zonder echt iets te zeggen. In zo'n geval kan de suppoost met een enkele opmerking zo in de trant van "hopelijk was het een beetje interes sant voor u" het ijs breken. Afhankelijk van de reactie kan er dan een kort gesprek ontstaan over wat men van de tentoonstelling vond, waarom men kwam kijken etc..
- Als mensen duidelijk uit zijn op een gesprek.
Mensen die graag van gedachten willen wisselen over het tentoongestelde doen dat op verschillende manieren. Het makkelijkste is natuurlijk als de bezoekers iets komen vragen of een enthousiaste opmerking maken.
Het gebeurt echter ook dat men hardop en vaak negatief commentaar levert op het tentoongestelde. Zo iemand vraagt om een reactie en mits omzichtig aangepakt kan het best een interessant gesprek worden. Mensen gedragen zich regelmatig als kuddedieren, ze hechten veel waarde aan de mening van anderen.
Een vaak gehoorde opmerking is "zelf stoor ik me er niet aan, maar voor die of die moet dat toch vreselijk zijn om te zien..". Kortom, men is vaak bang te zeggen of men iets mooi of interessant vind, bang omdat mogelijk 'de anderen' die mening niet zullen delen. Mensen die in 't openbaar ergens commentaar op hebben doen dat dan ook vaak om te ontdekken wat anderen ervan vinden. Een suppoost kan dan door op een vriendelijke manier in te haken op de opmerking toelichting geven op het tentoongestelde zodanig dat de aandacht verlegd wordt. Een voorbeeld: een geijkte opmerking is "dit kan mijn kind ook", men doelt dan op de artistieke waarde van een kunstwerk. Men kan daarop reageren door iets over de techniek te vertellen, bv dat die bijzonder is etc.. De bezoekers kunnen dan beamen dat het, technisch gezien, inderdaad een interessant werk is. De artistieke waarde van het werk is dan ineens van veel minder belang.

Een belangrijke taak voor de suppoost is om ervoor te zorgen dat belangstellenden wordt gewezen op aansluitende of soortgelijke activiteiten.
Natuurlijk wandelen mensen wel eens een tentoonstellingsruimte binnen om de tijd te doden, maar meestal komt een bezoek voort uit een al aanwezige belangstelling. Dit betekent dat de kans groot is dat men ook belangstelling heeft voor soortgelijke activiteiten.

Marktonderzoek
Een niet te onderschatten bezigheid voor de toezichthouder is het marktonderzoek.
Een beetje redelijke kassa geeft de winkelier een maandelijkse uitdraai waarop behoorlijk wat cijfers te zien zijn. Bijvoorbeeld wat de omzet per dag is geweest, wat de omzet per uur is geweest, hoe vaak men de kassa heeft aangeslagen en wat de gemiddelde boekwaarde was. Zo'n winkelier kan dan vaststellen dat hij, bijvoorbeeld op maandagochtend slechts 10 krantjes verkoopt en dat de omzet van de andere produkten pas begint na 13.00 uur.
Het gevolg daarvan kan zijn dat die winkelier in de toekomst op maandagochtend een kranten bak buiten zet en pas 's middags opengaat.
Wat een kassa in een gewone winkel doet kan de suppoost bij een tentoonstelling doen:
onnoemelijk veel gegevens verzamelen. Dit kan simpel door bijvoorbeeld alleen te noteren hoeveel bezoekers er zijn geweest. Maar het kan dus ook zeer uitgebreid.

Welke gegevens kunnen we zoal verzamelen:
- aantal bezoekers;
- op welke dagen, welke tijden de bezoekers komen;
- wat voor weer het was;
- leeftijd & geslacht van de bezoekers;
- komen ze van ver, per auto...;
- met hoeveel ze steeds tegelijk binnenkomen;
- het aantal vragen die gesteld zijn, de opmerkingen die zijn gemaakt;
- ziet de bezoeker onmiddellijk waar de tentoonstelling begint;
- is het al bekend wat de tentoonstelling inhoud of niet;
- men kan terloops vragen waar de mensen de informatie over de tentoonstelling vandaan hebben,
- de tijd dat de gemiddelde bezoeker blijft;
- nagaan welk deel van de tentoonstelling het meest de belangstelling heeft;
U kunt het onderzoek nog verder uitwerken, door de tentoonstelling op te delen in een eerste, tweede en derde deel. Nu kunt u nagaan hoelang mensen er over doen om die verschillende delen te bekijken. Indien u dan vooraf, proefondervindelijk heeft vastgesteld hoe lang men normaliter over die delen doet, dan krijgt u een aardig beeld van de mate waarin de tentoonstelling voldoet.

Het zijn allemaal gegevens die voor het bepalen van het algemeen beleid, en zeker voor het pr- beleid van groot belang zijn.
Gevoelsmatig kan men dit soort gegevens niet vaststellen; soms zijn er een paar mensen geweest die heel enthousiast waren zodat de dag heel gezellig en druk leek en een andere keer kunnen er net zoveel mensen zijn geweest terwijl je het een doodsaaie dag vond.
Uiteraard, het is vaak onmogelijk om steeds al deze gegevens te noteren. U kunt zich dan ook beperken tot het verzamelen van steeds andere specifieke gegevens. Bv. een tijdje nagaan wat het effect is van het plaatsen van advertenties, het sturen van uitnodigingen etc..
Tenslotte mag u ook niet vergeten die gegevens een bepaalde rangorde te geven. Als het ineens erg druk is lukt het de suppoost nooit om alle gegevens op te nemen, het is dan belangrijk te weten welke gegevens er in ieder geval moeten worden opgenomen.

Achtergrondmuziek
Met achtergrond muziek bedoelen we dus niet het audio-materiaal dat onderdeel uitmaakt van de tentoonstelling.

de altijd aanwezige ruis...
Stilte is een mooi iets, vooral wanneer je iets aandachtig wilt bekijken. Helaas is het zelden of nooit stil te maken of te houden op een tentoonstelling. Er is veel auditieve ruis die veroorzaakt wordt, deels door de bezoekers, deels door de ruimte zelf. Op een mooie gladde vloer kunnen sommige schoenen behoorlijk wat hinderlijk geluid maken. Hinderlijk voor degene die loopt en hinderlijk voor degenen die staan te kijken. Daar valt niet altijd iets aan te doen. In een ruimte met een enorme nagalm kun je wel met geluidsabsorberend materiaal werken. Zo bestaan er honingraatachtige panelen met gaatjes, de geluidsgolven gaan in die gaatjes en verdwijnen vervolgens in de raatvormige structuur.
Wie in een vaste ruimte werkt waar het geluid vaak een probleem is, hoeft zijn ruimte niet altijd vol te hangen met fluwelen gordijnen om de nagalm te dempen. Met voldoende geluisabsorberende panelen kun je die nagalm zelfs helemaal doen verdwijnen (leveranciers van deze panelen vindt u op internet of u kunt eens bij een plaatselijke geluidsstudio informeren). Het is een oplossing die niet echt goedkoop is en ook niet altijd alle problemen oplost. Daarom is het met name in kleine ruimtes vaak prettig om achtergrondmuziek te hebben. Bezoekers voelen zich dan om allerlei redenen wat minder 'aanwezig'. Bij grotere ruimtes speelt dit weer minder een rol.

achtergrondmuziek..
Achtergrondmuziek is, hoort, totaal iets anders te zijn dan 'muzikaal behang'. Er zijn wel overeenstemmingen maar evenzogoed zijn er grote verschillen. Bij muzikaal behang is er meestal sprake van populaire, herkenbare en goed in het gehoor liggende muziek. Achtergrondmuziek bij een tentoonstelling hoort bij voorkeur géén populaire en/of herkenbare muziek te zijn.
Wel hoort de muziek heel zacht te staan, u gebruikt bij voorkeur zoveel mogelijk geluidsboxen zodat de muziek gelijkmatig over de ruimte verdeeld wordt. Achtergrondmuziek is een beetje te vergelijken met parfum. Die hoor je niet te ruiken van op een paar meter afstand, pas als je heel dichtbij bent mag je vermoeden dat je iets ruikt. Van achtergrondmuziek hoort men zich eigenlijk bewust te worden wanneer het stil wordt.
Bij de keuze dient u op een aantal zaken te letten: dynamische muziek kun je niet zacht zetten, die hoort een bepaald volume te hebben. Die is dus niet te gebruiken. Overbekende muziek of muziek met een sterke melodielijn is ook niet te gebruiken aangezien ze regelmatig verdwijnt in het geruis. Wat helemaal niet 'kan' is bekende muziek gespeeld door de een of andere onbekende muzikant of computer. U maakt ook geen tentoonstelling met "Rembrandt en zijn tijdgenoten nageschilderd door...".
Afhankelijk van het soort van tentoonstelling kiest u voor kamermuziek, bepaalde jazz, niet westerse klassieke muziek. Gezongen muziek kun je zelden gebruiken en u zult merken dat bepaalde instrumenten het beter doen dan anderen. Met name instrumenten die men gebruikt voor een enkele melodielijn doen het minder goed, gezien de bovenstaande opmerkingen zal u dat niet vreemd in de oren klinken. Minder bekende muziek leidt niet zo snel tot ergernis. Bij 'muzak' hoor je juist voortdurend bekende melodieën en als je dan aan zo'n melodie een hekel hebt...
Bij het gebruik van achtergrondmuziek zijn er in ieder geval nog twee zaken belangrijk. Op de eerste plaats hoort u te weten wat voor muziek u op hebt staan. Er zijn altijd bezoekers die dat willen weten, óf omdat ze het vreselijke muziek vinden, maar daar hoor je meestal niets over als ie niet te hard staat, óf omdat men het mooie muziek vindt die men ook thuis wil kunnen draaien. Wanneer degene die dan aanwezig is laat weten 'geen flauw idee te hebben, want iemand anders heeft het uitgezocht..' dan laat dit niet de indruk achter dat men erg betrokken is bij zijn werk.
Een andere belangrijke zaak is dat u rekening houdt met auteursrechten die betaald dienen te worden wanneer men bepaalde muziek in een openbare ruimte afspeelt. Dat hoeft niet altijd. Maar bij in de winkel gekochte muziek is dit meestal wel het geval.

Deel IV-b Na de tentoonstelling

Op een bepaald moment is een tentoonstelling afgelopen en dat heeft altijd wel iets speciaals zo'n moment. 't Is afgelopen maar 't is nog lang niet voorbij.

Afbreken & controle
Hoe groot de verleiding ook is om alvast te beginnen met het opruimen van de tentoonstelling, het is niet altijd verstandig.
Alvorens we de tentoonstelling afbreken, dient namelijk al het tentoongestelde materiaal met behulp van het intake-rapport gecontroleerd te worden. Dat doen we omdat er ook tijdens het afbreken van de tentoonstelling iets stuk kan gaan. Het is van belang te weten wannéér er eventueel iets is beschadigd.
Indien u pas ná het afbreken controleert, zou u kunnen denken dat de beschadiging is opgetreden tijdens de tentoonstelling. Tijdens een volgende tentoonstelling zou u dan mogelijk meer doen aan het toezicht met als gevolg onnodige kosten én geen beter resultaat.
Indien u vaststelt dat er verzekerde objecten beschadigd zijn, neem dan eerst contact op met de verzekeringsmaatschappij alvorens u de tentoonstelling opruimt. Dat is niet altijd mogelijk, bijvoorbeeld wanneer u op locatie werkt. Maak in die gevallen dan goede foto's.
Ten behoeve van uw evaluatie noteert u ook de tijdens de controle vastgestelde slijtage en andere schade.

Opbergen & terugbrengen van het materiaal
Een deel van het tentoongestelde materiaal zal teruggebracht moeten worden, een deel zult u zelf willen behouden en een deel zal weggegooid worden.
Opslagruimte kost geld en het heeft geen zin om altijd alles te willen bijhouden. Hoe groot de neiging daartoe ook hoort te zijn.
Het materiaal dat we w‚l willen bijhouden dient gearchiveerd te worden. Daarover leest u verderop meer.
Alvorens iets weg te brengen, op te bergen of weg te gooien, wordt eerst het werkrooster nagelopen. Daarin staat welk materiaal er eventueel nodig is voor een volgende tentoonstelling. Er staat ook in hoe en wanneer het geleende materiaal teruggebracht moet worden.

Terugbrengen van het geleende materiaal
Dit wordt vaak, ten onrechte, overgelaten aan een buitenstaander. Financieel gezien kan dat aantrekkelijk lijken, maar dat is meestal een kwestie van korte-termijn-winst.

De mensen of instellingen die het materiaal uitleenden, zijn meestal blij wanneer dat weer terug `thuis' komt. Ze willen graag weten hoe de tentoonstelling gelopen is, wat de reacties waren en uiteraard willen ze graag vaststellen in welke staat het materiaal is. Allemaal vragen die een `buitenstaander' meestal niet kan beantwoorden.
Voor u als bruikleennemer is het van groot belang dat u een goede naam opbouwt. Die krijgt u niet alleen doordat u steeds mooie of interessante tentoonstellingen brengt. Het is bijna net zo belangrijk dat de bruikleengever uiterst tevreden is. En het `netjes verpakt' terugsturen is daartoe onvoldoende.

Er is ook nog een andere reden om met de bruikleengever na te praten over de tentoonstelling. Vaak is het materiaal al eens elders tentoongesteld geweest. Na afloop van een tentoonstelling krijgt u daar meestal meer informatie over dan voor de tentoonstelling. Als het materiaal weer veilig thuis is praat en vergelijkt men nu eenmaal makkelijker, ook al omdat men dan ook weet hoe u werkt. Vooraf is het voor de bruikleengever ook maar afwachten.
Tijdens zo'n gesprek achteraf kunt u ook in grote lijnen uw toekomstplannen vertellen. Het is niet onmogelijk dat u dan van de bruikleengever interessante tips krijgt of hulp.

Evaluatie
Evalueren doet men direct na de tentoonstelling en vervolgens enkele weken later.
Direct na de tentoonstelling heeft u vooral een evaluatie die gebaseerd is op de gevoelsmatige beleving, het is vooral ook een inventariserende evaluatie. Enkele weken later maakt u meer een zakelijke evaluatie. Tussen die twee evaluaties kan er een groot verschil zitten maar ze zijn beiden belangrijk.

Direct na de tentoonstelling schrijft u op hoe de tentoonstelling bij u is overgekomen, uw algemene indruk dus. Vervolgens noteert u wat er allemaal goed en fout ging en wat u volgende keer anders moet proberen. Vergeet ook de kleine dingen niet.

De zakelijke evaluatie
Aan de zakelijke- of eind-evaluatie begint u pas als alles een beetje bezonken is en wanneer u al een paar weken aan iets anders hebt gewerkt. U heeft ondertussen het geleende materiaal teruggebracht en hier en daar heeft u gesproken met mensen die de tentoonstelling bezochten. Dat neemt u allemaal mee in de evaluatie. Daarbij komt het direct na de tentoonstelling geschreven rapport, en de rapporten die gemaakt zijn tijdens de tentoonstelling en het financieel eindverslag over de tentoonstelling. Dit zijn de zaken die een beeld geven van hoe de praktijk is geweest. Dat zet u tegenover de verwachtingen die u destijds heeft opgeschreven bij het ontwikkelen van de tentoonstelling.
Het financieel eindverslag verkrijgt u door de uitgaven en inkomsten te plaatsen tegenover de destijds gemaakte (project)begroting. Indien er grote afwijkingen zijn tussen de begrote en de feitelijke inkomsten en uitgaven, dan moet u trachten uit te vinden waardoor deze zijn ontstaan. Ook als het een meevaller betreft. We schreven het al eerder: te conservatief begroten maakt dat u eigenlijk méér had kunnen doen met het beschikbare geld.
Het uiteindelijke waarde-oordeel is niet eenvoudig. Naarmate u meer ervaring heeft met het toetsbaar opschrijven van wat u wilt, wordt ook de evaluatie beter.
Belangrijk is ook om uzelf vragen te stellen zoals: zijn de dingen goed gegaan omdat ze goed georganiseerd waren of per toeval? Wat was de invloed van het toeval?

Deel IV-b Het archief

Een beetje tentoonsteller heeft een behoorlijk groot archief. In feite gaat het ook niet om één enkel archief maar om verschillende soorten archieven.

Als belangrijkste archieven kunnen we onderscheiden:
- het administratie-archief
- het documentatie-archief
- het projecten-archief
- het referentie-archief
- het materiaal-archief
- het netwerk-archief

We hebben verschillende archieven en die leggen we ook aan met een verschillend doel.

Hoe werkt een archief?
We hebben verschillende archieven maar in principe werken ze op eenzelfde manier als het geheugen. Informatie die binnen komt slaan we op in het korte termijn geheugen (KTG), vervolgens wordt de ons bekend voorkomende informatie gecodeerd en opgeslagen in het lange termijn geheugen (LTG). Alle andere informatie wordt ook opgeslagen maar niet bewust gecodeerd.
De computer werkt min of meer volgens datzelfde principe. Er is een werkgeheugen, willen we iets bewaren om later terug te gebruiken dan slaan we het op, bijvoorbeeld op de harde schijf. Willen we opgeslagen informatie terugvragen uit het LTG dan moeten we het codewoord kennen. Zijn we dat vergeten dan is het moeilijk zoeken. Dat geldt ook voor de informatie die u op uw harde schijf heeft opgeslagen: wanneer u de bestandsnaam bent vergeten wordt het moeilijk zoeken.
Het codewoord, de bestandsnaam, dat is één ingang naar het archief. Bijna altijd zijn er meerdere ingangen. Zo geeft de computer aan op welke datum een bestand is opgeslagen. U kunt dan alle bestanden die op die datum zijn opgeslagen nalopen en dan komt u vanzelf het verloren bestand tegen.

Manueel of computer?
Afhankelijk van het doel en het gebruik kunnen we het archiveren automatiseren, daarbij moeten we uitkijken om niet te overdrijven. Soms voldoet een kaartenbak veel beter dan een computerprogramma. Het hangt er onder meer vanaf of u de computer normaal een hele dag hebt aanstaan. Wanneer dat niet zo is, en u moet een telefoonnummer opzoeken, dan heeft u de kaart al gevonden voordat de computer goed en wel opgestart is.
In het algemeen gaat het manueel opzoeken nog altijd sneller dan per computer. Dat bleek ook uit de recente wetenschapstest waar een team computer-specialisten het opnam tegen een team met alleen een encyclopedie. Gemiddeld bleek het vinden van antwoorden middels een boek sneller te gaan dan via de computer. Het grote voordeel van de computer is echter dat u iets makkelijk kunt bewerken en uitprinten.

Het inrichten van het archief
Praktisch elk archief is opgebouwd volgens het `boom-principe'. Er is een stam, er zijn vertakkingen en die vertakkingen hebben ook weer allemaal vertakkingen.
Wanneer u op zoek bent naar iets, gaat het zoeken naarmate u meer vertakkingen kunt uitsluiten. Een mens kan dat sneller dan een computer, daarom schaakt iemand als Kasparov nog steeds beter dan een computer. De computer moet alle mogelijkheden doornemen de mens heeft geleerd bepaalde mogelijkheden uit te sluiten.
Op die manier kunt u ook het beste uw archief opzetten.
Nemen we als voorbeeld het adressenarchief. U heeft adressen van leveranciers, van potentiële leveranciers, van afnemers, van potenti‰le afnemers, van journalisten en ga zo maar door. Wanneer u een mailing gaat doen dan zult u zelden  l die mensen willen aanschrijven. Nu is het zo dat bijna alle adressenarchiefsystemen een alfabetische ingang hebben. Dat is handig wanneer u het adres van een bepaald iemand zoekt waarvan u de naam weet, maar wanneer u niet de naam weet maar u weet wel dat het bijvoorbeeld een leverancier is, dan heeft u aan een alfabetisch archief niets. Ook voor mailings heeft u meestal niets aan zo'n systeem.
Wat dit betreft is een computer wel erg makkelijk. U kunt de adreskaarten sorteren op verschillende ingangen. Alles wat u niet nodig heeft wordt dan uitgesloten. Manueel kunt u dit doen door bovenaan de adreskaarten kleurcoderingen aan te brengen. Leveranciers hebben dan bijvoorbeeld in het midden een geelkleurvakje. U kunt dan, op zoek naar die bewuste leverancier, heel snel door de kaartenbak bladeren en alleen de kaarten met een geel kleurvak bekijken.

Het werken met archieven
Wanneer u op een computer werkt wordt niet alles meteen en voortdurend op de harde schijf opgeslagen. Dat geldt in principe ook voor ons geheugen. Meestal blijft de informatie zo'n haf uur aanwezig in het KTG en dan wordt het al of niet gecodeerd opgeborgen.
In de praktijk blijkt dat wanneer u uw archief-werkzaamheden op een dergelijke manier opzet, u het meest effici‰nt werkt. Dit houdt dus in dat u niet alles wat binnenkomt onmiddellijk gaat `opruimen' en in de desbetreffende mappen onderbrengt. Het betekent niet dat u alles maar op een stapel moet gooien tot u er weer eens tijd voor heeft. Dat is weer het andere uiterste. Per archiefsoort behandelen in het kort hoe u het best de binnenkomende stukken kunt verwerken.

Soorten van archieven

het administratie-archief
Ten behoeve van de belastingdienst en andere diensten bent u verplicht er een deugdelijke administratie op na te houden en u heeft de plicht om die administratie tien jaar lang te bewaren.
Ook voor uzelf bevat dit archief nuttige gegevens, namelijk de omzet- en betaalhistorie van de afnemers en de facturen van bepaalde leveranciers. Deze gegevens kunt het best kopiëren en in een aparte ordner bewaren. Uw administratie archief wordt geclassificeerd op boeknummer en u moet vaak alle gegevens van de afgelopen jaren bij de boekhouder inleveren.
Omzet- en betaalhistorie van afnemers heeft u nodig om te zien wanneer en voor welke bedragen uw vaste klanten iets afnemen. Dat is belangrijk voor het werkplan en de begrotingen.
Evenzo belangrijk is het te weten hoe lang het meestal duurt voordat men betaalt.
Door een kopie van de leveranciersfacturen bij te houden kunt u zien wat u de vorige keer heeft betaald, welke extra kosten er waren. Op de kopie kunt u nog vermelden wie uw contactpersoon was e.a. nuttige gegevens.

We schreven het al: u heeft een bewaarplicht en die geldt voor alle stukken. Het verwerken van de binnengekomen en uitgaande facturen hoeft u natuurlijk niet elke dag te doen. U kunt een en ander bewaren in een daarvoor bestemd brievenbakje. Per week of per maand verwerkt u die stukken.
U kunt de boekhouding volledig handmatig doen maar het is sterk aan te bevelen een goed factureer-/boekhoudprogramma aan te schaffen.

het documentatie-archief
Dat archief bevat vooral de externe documentatie. Daaronder verstaan we vakbladen & tijd schriften, boeken en aangevraagde documentatie.
Als ingang voor dit archief kiest u het onderwerp. Vakbladen en tijdschriften houdt u bij in speciale tijdschriftendozen. Boeken in de boekenkast en aangevraagde documentatie in insteekhoezen en hangmappen.
Boeken en aangevraagde informatie zijn makkelijk op onderwerp te sorteren, vakbladen en tijdschriften zijn dat veel minder. Soms ontvangt u van de tijdschriftenuitgever op het einde van een jaargang een index op onderwerp. Indien dit niet het geval is maakt u zelf een dergelijke index. Bij ontvangst van het tijdschrift kijkt u het even door, staan er artikelen in van onder werpen die voor u van belang zijn noteer dan het nummer en de bladzijde.

Wanneer u ergens een interessant boek of tijdschrift ziet en u bent niet in de gelegenheid het te kopen of te lezen, noteer dan het ISBN of ISSN. ISBN betekent International Standaard Book Nummer, ISSN International Standaard Serial Nummer. Het gaat steeds om een code van tien cijfers. Dankzij die cijfers kan men in een bibliotheek, boekhandel of bij het bureau ISBN, te weten komen om welk boek of tijdschrift het gaat. De eerste twee cijfers geven namelijk aan in welk taalgebied het boek of tijdschrift verschenen is, de volgende serie cijfers zijn de identificatie van de uitgever, de volgende reeks cijfers geven de titel aan en het laatste cijfer is een controle cijfer.

het projecten-archief
Dit is het archief van de interne documentatie. Het is ook het moeilijkst te onderhouden en op te zetten archief.
In dit archief bewaren we onder meer de begrotingen van de verschillend projecten, de namen en adressen van degenen aan wie we info hebben toegezonden, de begrotingen, de omzethistorie van de afnemers, het overzicht van de werkzaamheden & evaluaties.
Wie voor iemand anders werkt moet dat doen, wie voor zichzelf werkt moet dat eveneens doen.

Met projecten is het zo dat ze vaak groeiend ontstaan. Iemand vraagt bij u informatie op, u stuurt informatie, u krijgt weer een brief terug met de vraag of u ook dit of dat kunt leveren. U stuurt dan weer wat fotokopieën op van artikelen uit de krant over u...
De instantie die informatie opvroeg gooit er eens een vergaderingetje tegenaan en zo suddert dat enige tijd door. Soms komt er een opdracht uit, soms niet. Wanneer er een opdracht uit komt moet u een hangmap aanleggen met de correspondentie, met allerlei aantekeningen en noem maar op. Komt er geen opdracht uit dan bewaart u de belangrijkste stukken, maar daar heeft u geen speciale hangmap voor nodig.

Voor de beginnende projecten werkt u bijvoorkeur met klappers. De correspondentie kan daar makkelijk in en uit, alle medewerkers hebben dan alles direct bij de hand.
Zoals we schreven, wanneer de opdracht doorgaat, neemt u één of meerdere hangmappen in gebruik. Hangmappen werken veel makkelijker dan insteekhoezen. In het algemeen heeft u meerdere projecten tegelijkertijd lopen. Op het moment dat u ineens een ingeving heeft, maakt u gauw een notitie en deponeert die in de betreffende hangmap. Het komt ook regelmatig voor dat u iets ziet dat voor het project te gebruiken is; hop, dat gaat ook in de hangmap.
Pas wanneer het project afgerond is gaat u alle in de hangmap verzamelde informatie opbergen in andere archieven.

Correspondentie van opdrachten die niet zijn doorgegaan, maar die wel nuttige gegevens bevat, bergen we op in insteekhoezen en in mappen.

het referentie-archief
Wanneer iemand informatie opvraagt, is het vaak belangrijk om referenties mee te kunnen sturen. Referenties kunnen bestaan uit bedankbrieven, krantenartikelen, affiches van tentoonstellingen die u heeft gemaakt en ander materiaal.
Kranten vergelen heel sterk dus u kunt het beste onmiddellijk een paar goede kopieën van de desbetreffende artikelen maken. Ook van bedankbrieven maakt u kopieën Het origi nele materiaal bewaart u lichtvrij in bijvoorbeeld een archiefdoos. De eerste kopie die u maakt, doet u in een insteekhoes en daarvan kunt u zoveel kopie‰n maken als u wenst.
Zorg altijd dat u uw referenties goed archiveert want die zijn behoorlijk belangrijk voor het verkrijgen van opdrachten.

het materiaal-archief
Na afloop van een tentoonstelling blijft er bijna altijd materiaal over. En het is altijd erg om dat weg te moeten gooien. Wanneer geen opslagruimte heeft, zit er niets anders op, maar wanneer u wel de ruimte heeft, kunt u veel bewaren. Let er bij het bewaren wel op dat het "bewaren om later kosten te besparen" alleen opgaat wanneer u véél kosten bespaart. Wanneer u een halve dag moet zoeken om iets te vinden dat u E 5,- in de winkel kost, dan heeft het weinig zin om zoiets te bewaren.
Inventariseer in ieder geval alles wat u bewaart en zorg dat die inventarisatie steeds beschikbaar is bij het maken van een werkplan.

het netwerk-archief
Tot slot hebben we ook nog het netwerk-archief. Adressen van leveranciers, afnemers, specialisten, journalisten en noem maar op. De adressenbak dus. Het klinkt wat vreemd maar het is niet slecht om dit archief dubbel te hebben; dat u zowel een ouderwetse kaartenbak heeft, als een computerbestand.
Het snuffelen in een kaartenbak kan u namelijk vaak op ideeën brengen, soms ziet men namen van mensen die men vergeten was en die u met een heel ander project zouden kunnen helpen.