Algemene Basisopleiding Tentoonstellen
door © Roby Bellemans
tekst cursusboek
OPGELET:
Deze tekst mag uitsluitend voor eigen gebruik afgedrukt worden. Het is niet toegestaan om
zonder toestemming delen ervan op de een of andere manier te publiceren.
Helaas voor ons dachten de uitgevers dat er een te kleine doelgroep was voor het handboek
waardoor het drukken ervan commericeel gezien niet interessant was. En wij vonden het weer
jammer van het vele werk wanneer er niets met gedaan zou worden.
Vandaar ons besluit om het handboek dan maar integraal op internet te zetten. U hoeft dus
niets te betalen voor het gebruiken van dit materiaal, maar dit betekent niet dat u er geen
vergoeding voor mag geven.
Qua vergoeding mag u denken aan een bedrag tussen de 10 en 25 euro. Instellingen die het
handboek als lesmateriaal willen gebruiken kunnen ook een dergelijk bedrag per kopie aan
ons
overmaken. Met die inkomsten kunnen wij weer leuke andere dingen bedenken en
uitvoeren.
De vergoeding kunt u storten op onze girorekening 216886 o.v.v. cursusboek
tentoonstellen.
Terug naar
homepage
deze site bevat deel 4a
Deel I beleid & marketing:
1 de verschillende manieren om met tentoonstellen bezig te zijn
2 marketing
3 het beleid bepalen
4 een beleidsplan opstellen
5 promotie en publiciteit
Deel II: zakelijk:
1 de zaken
2 contracten
3 het auteursrecht
4 verzekering
5 im- en export
Deel III-A: de
tentoonstelling
1 concept tentoonstelling
2 presentatie
3 het loopplan
4 de verschillende manieren van tentoonstellen
Deel III-B: de
tentoonstelling
1 maquettes en modellen
2 de verlichting
3 presentatiemiddelen
4 ophangsystemen
5 teksten
Deel III-C: de
Tentoonstelling
1 het werkplan
2 de begroting
Deel IV-A: de
werkzaamheden
1 de intake
2 ingelijst werk
3 tentoonstellen in een andere ruimte
4 transport
Deel IV-B: de
werkzaamheden
1 tijdens de tentoonstelling
2 na de tentoonstelling
3 het archief
Deel V: uit de praktijk
1 een onderzoek
2 evaluatie
met dank aan de volgende mensen voor hun bijdragen en adviezen:
Deel I: Gerrit Staal (marketing director Philips International),
Deel II: Jan Bartz (gevolmachtigde verzekeringsmij Nieuw-Rotterdam), Willem Sleijster
(hoofd douanekantoor Terneuzen).
Deel III-B: Wim Clarijs (maquettebouw),
Deel IV-A: Muskie Engels (kunsttransport),
Deel IV-a - De werkzaamheden
1 de intake
2 ingelijst werk
3 tentoonstellen in een andere ruimte
4 transport
Deel IV-a - De intake
Bij de intake gaat het om:
- vaststellen wat binnen is gekomen;
- controle in hoeverre dit overeenstemt met wat afgesproken is;
- controle van de staat waarin het tentoonstellingsmateriaal verkeert.
Een van de mooiste en spannendste momenten voor een tentoonsteller is het ogenblik waarop
het materiaal binnenkomt. De behoefte om het direct uit te gaan pakken om ervan te genieten
is groot.
Maar hoezeer u er ook naar verlangt om onmiddellijk met het uitpakken te beginnen, u kunt
beter eerst even de tijd nemen om enige voorzorgsmaatregelen te treffen.
Uiteraard kunt u het pakket van iemand met wie u al jaren werkt gerust direct uitpakken. In de
loop der jaren zal er zo'n vertrouwensrelatie zijn gegroeid dat u weet wat u kunt verwachten
en
zult u niet snel voor verrassingen komen te staan.
Weest u er echter op verdacht dat u bij tentoonstellingen vaak werkt met (kunst)stukken van
grote financiële en artistieke waarde. Grote voorzichtigheid is dan geboden om
beschadigingen
en dergelijke te voorkomen. In de praktijk blijkt dat een eenmaal beproefde methode,
automatisme wordt.
Wanneer het tentoonstellingsmateriaal eenmaal gearriveerd is, is de eerste maatregel die u
moet
treffen de controle van de vrachtbrief.
Het aantal pakketten dat u ontvangt, moet overeenstemmen met wat in de vrachtbrief staat
vermeld.
Hierna kunt u beginnen met het invullen van de ontvangstlijst. Wanneer u het werk zelf op
haalt, dan vult u de ontvangstbrief in op de afhaalplek.
De ontvangstbrief
Om later geen problemen te krijgen horen de volgende zaken in de ontvangstbrief vermeld te
staan:
- de datum en de tijd;
- wie voor het transport verantwoordelijk is of was;
- wie het werk in ontvangst heeft genomen;
- hoeveel pakken of voorwerpen in ontvangst zijn genomen;
- hoe en in welke staat de verpakking is;
- welk formaat de pakken ongeveer hebben;
- of er door de verzender opmerkingen zijn gemaakt over bijvoorbeeld het uitpakken, het
terugzenden, het installeren etc. van de werkstukken;
- waar het materiaal wordt opgeslagen.
Belangrijk is de controle op de staat van het materiaal. Wanneer u een doos in ontvangst
neemt
waarop 'breekbaar' staat vermeld en er blijkt een enorme deuk in te zitten of u hoort het
onmiskenbare geluid van rinkelend glas, dan is het in de meeste gevallen aan te bevelen de
doos nog maar niet open te maken. Neemt u in zo'n geval eerst contact op met de leverancier
en met de verzekering. Dit lijkt misschien wat overdreven. Toch kan het voorkomen dat men
u
zal vragen aan te tonen dat u niet verantwoordelijk bent voor de beschadigingen. Met een
open
doos, kan dat nog heel wat problemen veroorzaken.
Het uitpakken
Na de controle van het binnengekomen materiaal, kunt u beginnen met het uitpakken. Let in
ieder geval op de aanwezigheid van eventuele brieven op het verpakkingsmateriaal. Het is
nogal gebruikelijk om een (vracht)brief op een pakket te plakken. In sommige gevallen is die
brief zo geraffineerd geplakt dat hij nauwelijks opvalt.
Een ander goed gebruik is om, voordat u begint uit te pakken, te kijken of er een pakketje
meegeleverd is met het opschrift: 'documenten in dit pak'.
Indien er een vrachtbrief aanwezig is, is het uitpakken en de controle op wat er in de pakken
zit
een stuk eenvoudiger. Wanneer er geen vrachtbrief wordt meegeleverd, zult u zelf notities
moeten maken. Schrijf per pakket exact op wat erin zit.
Voordat u de verpakking opbergt, kijkt u goed na of er nog eventuele briefjes inzitten. Vaak
wordt een verpakking weggegooid. Dat is om verschillende redenen jammer, vooral ook al
omdat verpakkingsmateriaal geld kost. Met een klein beetje voorzichtigheid zijn de meeste
verpakkingen heel goed vaker te gebruiken.
Zorgvuldig openmaken van verpakkingen voorkomt bovendien beschadigingen aan datgene
wat in het pakket zit. Het zal niet de eerste keer zijn dat iemand met een scherp mesje een
verpakking opensnijdt en daarbij de inhoud beschadigt.
Als u het materiaal heeft uitgepakt, is het verstandig er foto's van te maken. Dit heeft
verschillende voordelen.
In de eerste plaats heeft u goed bewijsmateriaal voor de verzekering, u kunt altijd laten zien in
welke staat het materiaal was bij ontvangst. Bovendien bouwt u zo een fotoarchief op. Het is
leuk, boeiend en leerzaam om een fotografisch overzicht te hebben van de tentoonstellingen
die
u heeft georganiseerd. Tenslotte is een extra afdruk vaak handig om naar de pers te sturen.
Uiteraard moet u de leverancier er wel van op de hoogte stellen dat u foto's gaat maken.
Wanneer een kunstenaar geen toestemming geeft om foto's te maken ten behoeve van de
verzekering, dan dient hij per werk een taxatierapport bij te leveren. Dit geldt uiteraard alleen
wanneer de tentoonsteller de tentoonstelling moet verzekeren.
Wanneer alles is uitgepakt en geïnventariseerd, is het zaak te gaan kijken of alles wat
geleverd
moest worden ook daadwerkelijk is aangekomen. U kunt dit controleren op basis van de
gemaakte afspraken.
Wanneer blijkt dat essenti‰le zaken ontbreken, moet u direct contact opnemen met de
leverancier. Kleinere manco's kunt u eventueel noteren om er later op terug te komen. Je gaat
niet
voor elk ontbrekend klemmetje een hoop lawaai schoppen. Dat zou meer tijd en
(telefoon) kosten veroorzaken dan de waarde van het klemmetje.
Controle
Controleert u tijdens het uitpakken ook de staat waarin het materiaal verkeert. Maak ook
hiervan verslag en aantekeningen. Ondeugdelijk materiaal moet u in principe altijd
terugsturen.
Het is een wat hard standpunt en in de praktijk kan het niet altijd, maar doe het beslist
wanneer
het mogelijk is. Het kan u een hoop narigheid besparen.
U bent immers als tentoonsteller verantwoordelijk voor het eindresultaat. Ondeugdelijk
materiaal beïnvloedt het eindresultaat, uw tentoonstelling, negatief. Het publiek zal
slechts de feitelijke tentoonstelling beoordelen. Een slordig resultaat zal uw reputatie als
tentoonsteller beschadigen.
Bovendien is het moeilijk werken met slecht materiaal en kost het veel tijd.
Natuurlijk bestaat er wel verschil tussen ondeugdelijk en goedkoop of sober materiaal. Het is
bovendien raadzaam te erkennen dat de normen van de tentoonsteller niet altijd en overal te
realiseren zijn.
Wanneer tijdens de controle blijkt dat er mankementen zijn aan de staat van het materiaal,
dient
u dit te vermelden op het intake-rapport.
De eerste inspectie is uiteraard globaal. Hoe globaal hangt onder andere af van de hoeveelheid
tijd en ruimte die u tot uw beschikking heeft om alles uit te pakken. De hoeveelheid tijd die u
tot uw beschikking heeft, bepaalt hoe zorgvuldig u een inspectie kunt voeren.
In een galerie waar het werk in een zo goed als lege ruimte kan worden geplaatst, hoeft de
intake niet zo nauwkeurig te gebeuren. Men heeft dan immers ruimschoots de tijd om de zaak
rustig te bekijken en in te richten.
Komt het materiaal echter terug van een beurs en heeft u het direct daarna weer nodig voor
een andere beurs, dan moet de intake zeer zorgvuldig gebeuren. Het lijkt vanzelfsprekend dat
het materiaal dat van de ene beurs komt, zo kan worden doorgestuurd naar een volgende.
Wanneer één persoon beide beurzen verzorgt, is dit ook zo. Indien echter
verschillende personen op beurzen staan met hetzelfde materiaal, is een goede intake erg
belangrijk.
Niet alleen de beschikbare tijd, ook de ruimte waarin u werkt is van groot belang. Bij veel
tentoonstellingsruimten is er geen werk- of opslagruimte aanwezig. Een plek om alles rustig
uit
te pakken is zeer prettig. Bij de indeling van een pand zou men daar wat meer rekening mee
moeten houden. Het lijkt op het eerste gezicht plezierig om zoveel mogelijk
tentoonstellingsruimte te hebben, waardoor men zoveel mogelijk kan laten zien. In de praktijk
blijkt echter
een afgesloten werk- opslagruimte bijzonder prettig te functioneren en veel voordelen te
hebben: werk voor een volgende tentoonstelling komt niet altijd op tijd (soms weken eerder).
Met een aparte ruimte kunt u zo'n te vroege levering al uitpakken en controleren. Een te
vroege levering vindt soms plaats omdat de kunstenaar op reis gaat. Als u dan moet wachten
tot u ruimte heeft in de galerie om het geleverde materiaal uit te pakken en als er iets blijkt te
ontbreken, dan is het te laat om nog contact op te nemen met de kunstenaar.
Nog een voordeel van een afgesloten ruimte is dat u de intake in een paar dagdelen kunt doen
(zeker bij grotere tentoonstellingen is dit belangrijk) en u tenslotte alles bij elkaar kunt houden
totdat de intake is afgerond.
Het afronden van de intake gebeurt door op het intakerapport te vermelden waar alles naar
toegaat, hoe en waar de kunstwerken worden opgeborgen en waar het verpakkingsmateriaal
zich bevindt.
Hiermee is de intake klaar. Het lijkt veel werk, per tentoonstelling een paar uur. De schade die
u ermee kunt voorkomen kan echter beduidend groter zijn dan het voordeel van minder werk.
Deel IV-a Ingelijst en ander werk
De voorbereiding
Bij de voorbereiding beschikken we over het materiaal, het intake-rapport en een
tentoonstellingsplan. Het materiaal moet tentoonstellingsklaar gemaakt worden. Dat moet
altijd gebeuren,
ook al lijkt het tentoonstellingsklaar, u mag geen enkel risico lopen. Noch naar het publiek,
noch naar de bruikleengever toe. Het spreekt vanzelf dat u met de bruikleengevers hebt
afgesproken voor wie de kosten en de verantwoording zijn om het werk tentoonstellingsklaar
te maken, wat er allemaal met het werk mag gebeuren en hoe het werk terug moet worden
afgeleverd.
Grofweg kunnen we het materiaal in twee grote groepen splitsen: het reeds ingelijst werk en
het niet ingelijste werk.
a. ingelijst werk
Voordat het werk wordt opgehangen, moeten de lijsten worden gecontroleerd. Daar zijn
verschillende redenen voor; het zou kunnen dat het kunstwerk niet goed is ingelijst, dat er
sprake is van slijtage, dat er tijdens het transport iets is stuk gegaan etc...
Bij het controleren van ingelijst werk moet u letten op de volgende zaken:
- zijn de lijst en het ophangsysteem nog goed;
- is de glas- of plexiglasplaat schoon en onbeschadigd;
- zit het werk nog goed in het passe-partout.
Als tentoonsteller moet u bepaalde onderhoudswerkzaamheden kunnen uitvoeren en daar bent
u dan ook verantwoordelijk voor. Als er tijdens het transport een schroeflijst is los geraakt, is
het de verantwoordelijkheid van de tentoonsteller om die lijst in orde te brengen, (of te laten
brengen) voordat hij
wordt opgehangen.
Ook wanneer er bijvoorbeeld ondeugdelijk materiaal wordt geleverd; glas dat niet goed in de
lijst past bijvoorbeeld. De leverancier is verantwoordelijk voor het leveren van goed materiaal
(zoals al gezegd, bij
de voorbereiding moet u hierover altijd duidelijke afspraken maken), maar de tentoonsteller is
verantwoordelijk voor wat hij ophangt. Als er dan iets fout gaat, is dit de
verantwoordelijkheid
van de tentoonsteller.
Lijsten
Typisch onderhoudswerk is het controleren van de lijsten.
Er zijn diverse soorten lijsten in de handel. Het is ondoenlijk om al die soorten hier te
bespreken, maar belangstellenden kunnen op internet genoeg adressen vinden van
leveranciers.
Voor de tentoonstellingspraktijk zijn vooral de wissellijsten van belang. Met name de
zogenaamde achterladers en de schroeflijsten.
Achterladers zijn (meestal aluminium) lijsten waarvan het frame één geheel is.
Het glas, het
werk en de achterwand kunt u er eenvoudig uit halen via de achterkant; ze zitten met veren
vast.
Bij schroeflijsten bestaat het frame uit vier stukken die op de hoeken aan elkaar worden
geschroefd. Om het glas, het werk en de achterkant uit de lijst te halen moet u eerst een zijde
van het frame losschroeven. Waarna u een en ander erin of eruit kunt schuiven. Ook hier
wordt
het werk met veren vastgezet.
Beide soorten lijsten hebben hun voor- en nadelen. Als het gaat om kwalitatief goede lijsten
dan zien achterladers er meestal iets mooier uit doordat de hoekverbindingen naadloos zijn.
Bij
schroeflijsten hangt het er van af wie ze in elkaar schroeft.
Het wisselen van het werk gaat bij achterladers veel sneller dan bij schroeflijsten, dit kan zijn
voordelen hebben. Schroeflijsten hebben echter een steviger profiel; wanneer zo'n lijst eens
valt
en er is een kant beschadigd, dan is dit zonder problemen te herstellen. Bij een lijst uit
één
geheel ontstaat er vaak een onherstelbare schade wanneer hij is gevallen.
Dan zijn er nog diverse wissellijsten met plasticverbindingen. Deze zijn niet a priori slecht,
maar voor intensief gebruik voldoen ze vaak niet zo goed als bovengenoemde lijsten.
Het controleren van een achterlader is in het algemeen vrij eenvoudig. De ophangdraad zit
meestal op de achterplaat vast en is, zeker bij de betere merken, van een uitstekende kwaliteit.
Bij schroeflijsten moet u wat meer controleren. Op de eerste plaats moet u alle schroef-
en hoekpunten nalopen. Het is altijd mogelijk dat men bij het schoonmaken vergeten is de
hoeken goed vast te schroeven.
Vervolgens moet u ook goed kijken of het ophangsysteem in orde is. Veel lijsten hebben
achteraan óf touwtjes, óf een enkele ijzeren draad óf een draad van
nylon. In de praktijk blijkt
dat ze allemaal plotseling kunnen breken. Nylondraad hoort over de hele lengte helder te zijn.
Als u een wit (breuk)vlak ziet dan kunt u beter een andere draad nemen. Meestal wordt er erg
soepele ijzerdraad gebruikt. Die draad zit op een rol en ligt daardoor vaak in een lus. Bij het
rechttrekken van die draad blijft die lus er soms inzitten, al wordt ze héél
klein.
U kunt er bijna
zeker van zijn dat op die plek de draad gaat breken. Touw is ook al niet aan te bevelen, vooral
omdat het erg snel slijt. Het beste systeem is gevlochten ijzerdraad, dit kunt u op allerlei
manieren vast maken. Met lusterklemmen gaat dat erg goed en ook zeer
goedkoop.
Glas en plexiglas
Lijsten zijn voorzien van al of niet ontspiegeld glas of plexiglas.
Alhoewel het in aanschaf duurder is, zou men het gebruik van plexiglas wat vaker moeten
overwegen. De voordelen ten opzichte van glas zijn behoorlijk. Plexiglas weegt veel minder
en
het breekt niet zomaar, hierdoor is de levensduur beduidend langer. Bovendien wordt het werk
veel beter tegen UV-stralen beschermd. Plexiglas heeft wel het nadeel dat het gemakkelijker
te
beschadigen is. Er komen snel krassen op en als er bijvoorbeeld een citroen op plexiglas
gelegd
wordt, krijg het een witte uitslag.
Kleine krassen en de hierboven genoemde witte uitslag zijn weg te polijsten. Hoe dit precies
moet hangt af van het soort materiaal. De leverancier kan u daar zeker over inlich
ten.
Ook glas heeft zijn voor- en nadelen. Het is een bijzonder materiaal; enerzijds zeer sterk, maar
anderzijds bijzonder kwetsbaar. Zorgvuldig omgaan met glas is van levensbelang. Wie een
grote glasplaat verkeerd oppakt, loopt kans op dodelijke verwondingen.
Waar je bij glas in ieder geval op moet letten zijn de volgende zaken:
- glas mag nooit te veel plooien (max 6%);
- een klein krasje is soms voldoende om glasbreuk te veroorzaken;
- om beschadigingen aan het glas en aan uw handen te voorkomen, dient u de randen met een
schuurpapiertje af te schuren;
- 2 mm glas is moeilijk te snijden, veel glazeniers leveren dan ook liever 3 mm glas;
- bij het optillen van een grote plaat moet u er altijd voor zorgen dat u het glas goed optilt. Op
tekening hierboven ziet u hoe het niet en hoe het wel moet.
Glasbreuk
Als tentoonsteller zult u regelmatig te maken krijgen met gebroken glas. Soms kunt u aan de
zijkanten van een glasplaat een klein scheurtje zien. Dit zal steeds groter worden. Door aan
het
einde van het scheurtje met een glassnijder, haaks op het scheurtje, een snee te geven kunt u
dat doorscheuren soms voorkomen. In het algemeen is de aanschaf van een nieuwe glasplaat
verstandiger.
Het verwijderen van gebroken glas is een bijzonder secuur werkje. U moet er dan ook alleen
maar aan beginnen als duidelijk is dat het werk niet is beschadigd, dit in verband met de
verzekering.
Is het glas gebroken na een valpartij dan is het vaak versplinterd en dan moet u met een pincet
de stukken glas voorzichtig verwijderen. Als al het glas verwijderd is, kunt u met een vergroot
glas het werk onderzoeken op eventuele splinters.
Vervolgens, en voordat u een nieuwe glasplaat in de lijst doet, dient de lijst goed
schoongemaakt te worden, omdat een klein glassplintertje al voldoende kan zijn om de
nieuwe
glasplaat te doen scheuren.
Bij het achter glas inlijsten moet u proberen om tussen de glasplaat en het kunstwerk een
luchtlaag te laten. Het kan namelijk voorkomen dat (condensatie)vocht het kunstwerk
"vastlijmt" tegen het glas, het water trekt dan helemaal in het werk wat daardoor onherstelbaar
beschadigd kan worden.
Na het schoonmaken van het glas dient u er goed op te letten dat het glas goed droog is,
voordat het weer in de lijst gaat.
Ontspiegeld glas
Een enkele opmerking over ontspiegeld glas. Alhoewel dit vaak gevraagd wordt, is het
normaliter een ramp voor het kunstwerk dat ermee ingelijst wordt. Het haalt de brilliance weg
en zeer
fijne lijnen worden minder goed zichtbaar.
Met ontspiegeld glas is er minder last van weerkaatsend licht. Inderdaad. In het donker heb je
daar helemaal geen last meer van: als er geen licht is wordt het ook niet weerkaatst. Helaas zie
je iets pas doordat er licht op valt en doordat dit licht weerkaatst wordt. Hoe minder licht
weerkaatst wordt, hoe minder je van het werkstuk ziet.
Eindcontrole
En dan tot slot de controle of het werk nog goed in de lijst en/of in het passe-partout zit.
Een werkstuk dat in een passe-partout zit kan zijn losgeraakt tijdens het verwijderen van het
werk, omdat men het glas wilde vervangen of schoonmaken. Zeker bij schroeflijsten wil het
nog wel eens voorkomen dat men het werk onzorgvuldig terug in de lijst stopt. Daarbij is
beschadiging niet onmogelijk.
Afhankelijk van wat is afgesproken, moet u dan als tentoonsteller het werk opnieuw inlijsten,
dan wel contact opnemen met de leverancier. Wat voor de één een
kleinigheidje is, kan voor de
ander onherstelbare schade betekenen. Als tentoonsteller hoeft u daarover niet altijd een
mening te hebben. U kunt er wel een hebben maar deze is wat dit betreft niet relevant. Het
zijn
de eigenaar van het werk en de verzekering die de relevantie bepalen.
Het is in ieder geval belangrijk dat wanneer u vermoedt dat er iets beschadigd is, u foto's
maakt. Samen met de foto's die bij de intake zijn gemaakt, dienen ze om de schade en de
verantwoordelijkheid ervoor vast te stellen.
Werk kan altijd losraken. Vandaar dat u als tentoonsteller zuurvrij plakband, fotolijm en
dergelijke middelen bij de hand moet hebben.
Niet ingelijst werk
Het niet ingelijste werk kan weer bestaan uit in te lijsten en ander werk.
in te lijsten werk:
Het in te lijsten werk kunt uzelf tentoonstellingsklaar maken of dit laten doen bij een goed
bekend staande lijstenmaker. Zelf inlijsten is een vaardigheid die men redelijk snel kan
aanleren,
tenminste voorzover het standaard- en eenvoudig inlijstwerk betreft. Wat u nodig heeft is
passe-partoutkarton (bij voorkeur zuurvrije museumkwaliteit), zuurvrij plakband, een stalen
lat, een passe-partoutsnijder en tot slot zuurvrij papier om het werk van de achterplaat te
scheiden. Passe-partoutsnijders waarmee je een schuine kant kunt snijden, zijn in de handel te
koop vanaf ongeveer E 25,-. Het snijden van het passe-partout vergt enige vaardigheid. Dit
gebeurt meestal vanaf de achterkant van het passe-partoutkarton. In het algemeen bevestigt u
het origineel (met zuurvrij plakband) alleen aan de bovenkant. Het werk hangt dan vrij naar
beneden en kan, tengevolge van warmte- en vochtigheidsverschil, naar alle kanten uitzetten.
Waarop u zeker moet letten is dat een werk altijd in zijn originele staat moet teruggebracht
moet kunnen worden. Dat betekent dat men er geen vouwen in mag maken, geen stukken mag
afknippen en uiterst voorzichtig met de plakband moet zijn.
Dat geldt in grote lijnen ook voor de witranden rondom een werk.
Niet in te lijsten werk
Bij de intake is al gekeken of het materiaal compleet is en in de staat verkeert waarin het hoort
te verkeren. Zoals we hierboven al schreven, betekent dit niet dat het werk al
tentoonstellingsklaar is. Per object zullen we dat moeten beoordelen, vaststellen en bij
voorkeur opschrijven.
Naar wat kijken we allemaal:
- is het zonder enig risico op te hangen;
- welk ophangsysteem kunnen we gebruiken;
- moet het in een vitrine;
- kàn het in een vitrine;
- is het lichtgevoelig;
- is het vochtgevoelig;
- mag het aangeraakt worden;
- kan het makkelijk neergezet worden;
- kan het makkelijk gestolen worden;
- hoort er extra materiaal bij;
- hoort er toelichting bij;
Dit zijn zo'n paar vragen die we kunnen beantwoorden, deels door bestudering van het object
zelf, deels door andere informatie die we over het object hebben. Bij twijfel moet u altijd
contact met de eigenaar opnemen.
U moet u voorstellen dat een eigenaar een bepaald idee heeft over hoe zijn objecten
tentoongesteld horen te worden en meestal ook een bepaalde emotionele binding heeft met het
werk.
Het is daarom verstandig om al in de voorbereidingsfase contact te hebben met de eigenaar
van
het tentoon te stellen object.
Het gaat buiten het bestek van deze opleiding om het tentoonstellingsklaar maken van allerlei
objecten te behandelen. We gaven al een aantal relevante vragen, u kunt dat lijstje verder
uitbreiden of aanpassen aan uw eigen praktijk.
Voor de rest moet u een beroep doen op uw inschattingsvermogen. Als bijvoorbeeld een
object
een bevestigingssysteem heeft om het op te hangen, dan moet dat gecontroleerd worden. En
bedenk daarbij dat bezoekers op een tentoonstelling er de meest vreemde gewoonten op na
houden. Die kijken niet alleen naar een voorwerp maar zijn ook wel eens ge‹nteresseerd in hoe
dingen bijvoorbeeld opgehangen zijn. Die tillen dat dan van de muur om eens te kijken...
natuurlijk mag dat niet, maar u moet er rekening mee houden dat men het tòch doet.
Zo zijn er
van die bezoekers die als ze iets scheef zien hangen dat onmiddellijk gaan rechthangen. Zo'n
object hangt dan even later recht maar niet altijd even stevig als daarvoor.
Bij het beoordelen of iets goed op te hangen is moet u daarmee rekening houden. En dan kan
er op uw notatieformulier komen te staan: "goed op te hangen maar niet daar waar er publiek
bij kan".
Eenmaal dat alle objecten ge‹nventariseerd en tentoonstellingsklaar zijn wordt er begonnen
met
de indeling van de tentoonstelling. Er wordt dan bekeken welke voorwerpen aan de muur
komen, welke in een vitrine en welke op een andere plaats. Dat heeft behoorlijk wat
consequenties voor de indeling. Als men die indeling niet vooraf maakt, kan later blijken dat
een
bepaald voorwerp toch in een vitrine moet, of juist niet, en dan kan het gebeuren dat het hele
loopplan niet meer klopt.
Deel IV-a Tentoonstellen in een andere ruimte
In de eigen ruimte kan men in principe alles goed in de hand houden. Men weet precies wat
men heeft, wat er kan en hoe het moet. Men is gewend aan het materiaal en men kan over
alles
zelf beslissen. Voor wie op locatie een tentoonstelling gaat inrichten is dit allemaal niet zo
duidelijk. In de eigen ruimte kan men een paar dagen de tijd nemen en desnoods kan men 's
nachts doorwerken. Dat is op locatie regelmatig niet het geval. Voor beurzen wordt een ruimte
voor een zo kort mogelijke periode gehuurd, daardoor is er weinig tijd om de tentoonstelling
in
te richten. En wie bijvoorbeeld in een openbaar gebouw een tentoonstelling moet inrichten
heeft vaak rekening te houden met sluitingstijden.
Een lijst met wat u allemaal kan overkomen is eindeloos uit te breiden, er zijn echter een
aantal
fundamentele zaken en die hebben we op een rijtje gezet. Afhankelijk van het soort van
tentoonstellingen op locatie kan men zelf dit lijstje uitbouwen.
De ruimte
Om uw tentoonstellingsplan te kunnen maken hebt u op de eerste plaats een plattegrond
nodig.
Een plattegrond zowel van het gebouw, van de ruimte(s) waarin de tentoonstelling zal
plaatsvinden, als van de toegangswegen naar die ruimtes. Dit laatste is belangrijk omdat u wel
eens
met grote stukken binnen moet. Wanneer de tentoonstellingsruimte dan bijvoorbeeld op een
eerste verdieping is, moet u weten of er een lift is en hoe groot die is.
Uiteraard moet u kunnen beschikken over een plattegrond met de de indelingen van alle te
gebruiken ruimtes. Belangrijke zaken die u op deze plattegronden moet terugvinden zijn:
- de in-, uit- en doorgangen;
- de te gebruiken in-, uit- en doorgangen;
- de toilletten;
- plaatsen van de brandblusapparaten;
- bestaande vitrines e.d.;
Voor belangrijke tentoonstellingen is het aan te raden vooraf foto's van de kale ruimtes te
maken. Gaat het om een multifunctionele ruimte dan is het ook verstandig om op voorhand
een
kijkje te nemen.
Afhankelijk van wie iets organiseert, krijgt u als tentoonsteller meer of minder informatie.
Vaak
niet aangegeven maar wel belangrijk om te weten:
- hoe is de verlichting, wie regelt die?
- dient men er zelf voor te zorgen, zo ja wat is er dan beschikbaar?
- hoe is de verwarming, wat is de vochtigheidsgraad?
- zijn er stopcontacten aanwezig, waar zijn die en zijn ze beschikbaar?
- is er telefoon en/of fax aanwezig?
- hoe is het ophangsysteem, wat heeft men ter beschikking?
- zijn er tafels, stoelen e.d..?
- is er hulp bij het in- en uitladen, opbouwen en afbreken?
Een ruimte wordt altijd beheerd. Van belang is om precies te weten bij wie u voor wat terecht
kunt of moet:
- wie is de technische man en wanneer is die daar?
- wie heeft de sleutels van de vitrines?
- wie is in het algemeen verantwoordelijk voor de ruimte?
- wordt de ruimte gehuurd door een organisatie, zo ja wie is er dan verantwoordelijk?
- hoe en waar zijn deze mensen te bereiken?
- welke afspraken zijn er gemaakt aangaande de ruimte?
- kan alles de gehele tijd zo blijven staan of moet er tussendoor nog wat verplaatst worden?
- hoeveel opbouwtijd is er gereserveerd?
- en hoeveel tijd om af te breken?
- hoe zit het met de bewaking en de beveiliging in het algemeen, maar vooral ook tijdens het
in- en uitladen van het materiaal?
- welke verzekeringen zijn er al en welke nog niet?
- wanneer zijn de openingstijden voor de deelnemers?
- wanneer zijn de openingstijden voor het publiek?
- komen er na sluitingstijd nog mensen in die ruimte, zoals andere deelnemers, een
schoonmaakdienst e.d.?
- is er en afsluitbare ruimte voor verpakkingen en niet gebruikt
tentoonstellingsmateriaal?
Niet alleen gegevens over de ruimte zijn belangrijk, wie op locatie gaat, heeft ook met een
nieuwe omgeving te maken:
- is er voldoende parkeerruimte in de buurt?
- hoe is het met het in- en uitladen geregeld, is er een afdak voor als het regent?
- waar kan men er eten en waar eventueel overnachten?
Wat het overnachten betreft: wie regelmatig op stap moet doet er goed aan de hotelgids van de
ANWB aan te schaffen, hij kost rond de E 15,-. Een hotelletje, een dorp verderop, kan vaak
aardig wat geld schelen.
Tot slot moet een tentoonstelling ook afgebroken worden.
- tot hoe laat kan men afbreken?
- kan men het materiaal, veilig, tot de volgende dag laten staan?
- komt er een schoonmaakploeg?
- welke mensen van het gebouw zijn 's avonds aanspreekbaar?
- kan het publiek vrijelijk rondlopen tijdens het afbreken?
- is er eventueel een lokaal waar alle spullen veilig opgeborgen kunnen worden?
- kan men 's avonds laat nog makkelijk met de auto bij de in- en uitgang?
De organisatie
Het organiseren van een tentoonstelling op locatie is niet altijd even eenvoudig. Zelfs al wordt
u alleen maar ingehuurd om een tentoonstelling op te hangen. Ook dan kan het voorkomen dat
u dingen vergeet die u thuis automatisch doet.
Wat dient u zo allemaal mee te nemen?
Uiteraard het tentoonstellingsmateriaal, voor zover dit niet op de locatie zelf wordt afgeleverd.
Indien dit het geval is moet men zeer goede afspraken maken over hoe laat het materiaal
afgeleverd moet worden en vooral ook aan wie. Het zou niet de eerste keer zijn dat iemand
een
vrachtje komt brengen, maar dat het materiaal later nergens meer terug te vinden is. Dit hoeft
helemaal niet te betekenen dat het gestolen is. Het kan best zijn dat het ergens in een magazijn
ligt opgeslagen omdat daar altijd alle pakjes naar toe gaan...
Wie op locatie werkt, dient er best rekening mee te houden dat de afdeling `tentoonstellen'
vaak een marginale betekenis heeft. Meestal kosten tentoonstellingen geld en leveren ze niet
onmiddelijk iets op. Verder is niet iedereen er geïnteresseerd in en neemt dezelfde
zorgvuldigheid in acht.
gereedschap:
Voor wie vaak op locatie werkt is een steekwagentje onmisbaar. In een eigen
tentoonstellingsruimte komt zoiets trouwens ook vaak van pas. Er zijn van die typische
steekwagentjes, maar
er zijn er ook met vier wielen, opklapbaar en sterk, die gemakkelijk honderd kilo of meer
kunnen hebben. Dat is meestal wel voldoende. Pakken moet u bij voorkeur niet zwaarder dan
30 kilo maken. Voor een enkel pak van dat gewicht zijn er weer zeer handige, volledig
opklapbare steekwagentjes op de markt. Ze kosten zo rond de E 15,-. 't Lijkt misschien wat
overdreven zo'n wagentje, maar sommige beursgebouwen zijn wel heel erg groot. Wanneer u
dan met
een pak van dertig kilo of meer moet lopen te sjouwen is dat niet erg goed voor uw rug en
humeur.
Wat u ook zeker altijd bij u moet hebben is een gereedschapskist, met naast de gebruikelijke
inhoud een aantal specifieke zaken. Natuurlijk heeft men bijna overal wel ergens een
schroevendraaier maar het kost u vaak uren om eraan te komen. Vandaar dat het goed is om
steeds alles zelf bij u te hebben.
Hiertoe behoren:
ophangmateriaal
- nylondraad in verschillende diktes,
- een aansteker om de nylondraad af te korten,
- eventueel gevlochten staaldraad en lusterklemmen om de ophangdraad van lijsten te
kunnen vervangen.
- punaises (duimspijkers), wasknijpers, paperclips,
- verschillende soorten plakbandbreedte's,
- dubbelzijdig plakband,
- gordijnhaken,
- kopspelden, veiligheidsspelden,
- spijkers(tjes),
- verschillende soorten schroeven en pluggen.
gereedschap
- gewone en kruiskopschroevendraaiers,
- (etaleer)hamertje,
- universeeltang, waterpomptang, puntbektang,
- een stanley mes,
- scharen,
- accuboormachine/schroevendraaier,
- verlengsnoer met universeel stekker (geaard),
- viltstiften,
- karton om op te schrijven,
- eventueel magneetjes,
- glasreinigingsmiddel en schone droge doeken.
U moet er op rekenen dat u voor de vreemdste verrassingen kunt komen te staan.
Tentoonstellingsarchitecten bedenken telkens wat nieuws. Zo kan het zijn dat u een stand
huurt
en
de wanden uit zeildoek blijken te bestaan. Om de lijsten dan stil te kunnen laten hangen hebt u
veel aan bijvoorbeeld veiligheidsspelden.
promotie materiaal
Heel belangrijk is het om voldoende informatiemateriaal (folders, visitekaartjes, e.d.) mee te
nemen over wat u als tentoonsteller gaat brengen, maar vooral ook over al uw andere activitei
ten. Men weet namelijk nooit wie men tegen komt. Zo is het ook goed om wat materiaal mee
te nemen om aan de andere deelnemers te geven.
Indien er een receptie of algemene info-balie is kunt u ook daar p.r.- en reclamemateriaal over
u en uw werk neerleggen.
Tot slot is er nog de kwestie van de bereikbaarheid. Wie regelmatig op pad is en thuis iemand
bij de telefoon heeft zitten, moet in principe voortdurend bereikbaar zijn. Een draagbare
telefoon is dan een prima uitkomst.
Deel IV-a Het transport
Afspraken
Zorg dat alle afspraken die u heeft gemaakt op papier staan en maak er een kopie van voor
degene met wie u de afspraken maakte. Hierdoor blijft het steeds duidelijk wie, waarvoor zou
zorgen.
Maakt u duidelijke afspraken:
- Wanneer (datum en globale tijd) moet het tentoonstellingsmateriaal worden
opgehaald?
- Wie haalt het op?
- Wat is de naam van de contactpersoon?
- Wie heeft het werk verzekerd? (heel belangrijk; zie hiervoor het hoofdstuk 'verzekeringen' in
deel 2). Vaak zal dit de galeriehouder zijn omdat hij het werk tentoonstelt, maar zorg voor
duidelijkheid.
Het transport
In het gunstigste geval brengt een kunstenaar zijn werk zelf naar de tentoonstellingsruimte.
Veelal echter zult u degene zijn die voor het transport van de kunstwerken en/of ander
tentoonstellingsmateriaal moet zorgen.
In het eerste geval is het vervoer van de werkstukken niet uw probleem en hoeft u er alleen
maar voor te zorgen dat de spullen op een bepaalde plek en tijd afgeleverd kunnen worden.
In het tweede geval komt er meer bij kijken.
Wat u dan moet weten is het volgende:
- formaat/afmetingen, gewicht en dergelijke van de werkstuk ken;
- is uw budget toereikend om het vervoer te laten verzorgen
door een professionele transporteur?
U kunt uiteraard altijd vrijblijvend een offerte aanvragen. Adressen van bedrijven die zijn
gespecialiseerd in kunst- en andere gespecialiseerde transporten vindt u ondermeer in de
Gouden Gids en op internet.
Is uw budget hiervoor niet toereikend, dan zult u zelf aan de slag moeten. Het vervoeren van
kunst en ander tentoonstellingsmateriaal vergt enige kennis en er zijn wat spullen voor nodig:
touwen en riemen om de werken vast te zetten. verpakkingsmateriaal (karton, dekens e.d.).
Bij het vervoer van een groot werk heeft u een bus of een aanhangwagen nodig. Het is van
belang dat er planken in de laadruimte zitten, waardoor u de werken eventueel vast kunt
zetten. Ideaal is een wagen met een ruime laadruimte, zodat u de werken niet tegen elkaar aan
hoeft te zetten. Voor het besturen van een bus heeft u rijbewijs B nodig. De huur van een bus
bedraagt ongeveer E 50,- per dag (exclusief BTW), hierbij komen kosten voor brandstof en
ongeveer E 0,25 per kilometer. Voor een aanhangwagen met huif betaald u ongeveer
E 25,- per dag; een aanhangwagen is meestal minder ruim, minder goed afsluitbaar en voor
breekbaar materiaal minder geschikt.
Daarnaast moet u uw eigen uurloon rekenen. Per saldo kost het zelf transporteren van kunst en
ander tentoonstellingsmateriaal dus nog een behoorlijk bedrag.
N.B. vergeet u niet al deze transportkosten op te nemen in uw begroting.
Het kunstwerk
Werken met kunst van derden betekent altijd dat u verantwoordelijk bent voor de goede zorg
voor het geesteskind van een kunstenaar. In deze zorg mag u best wat overdrijven. U laat de
kunstenaar bovendien zien dat u de waarde van zijn werk erkent. Het spreekt vanzelf dat u
ook
ander materiaal met de grootste zorg dient te behandelen.
Het inladen
Wanneer u meerdere werken in de transportruimte plaatst, zet de ingelijste werken dan, met
doeken ertussen, tegen elkaar. Zorgt u er zeker voor dat glas tegen glas en doek tegen doek
staat. Het zal niet voor het eerst zijn dat een kunstwerk wordt beschadigd door een verkeerde
manier van sorteren tijdens het vervoer. De achterkant van een lijst heeft dikwijls uitsteeksels
van ophangschroefjes en deze kunnen lelijke en soms zelfs onherstelbare schade toebrengen
aan het werk.
Als er weinig ruimte is in de bus, plaats dan de kleinste werken achteraan en zet deze vast.
Daarna pas de grotere stukken.
Bescherm de doeken eventueel met hardboard platen of met karton.
Zorg dat er voldoende mensen beschikbaar zijn om u te assisteren wanneer een werkstuk een
te groot formaat of gewicht heeft om door één persoon verplaatst te kunnen
worden. Denk bij
het tillen aan uw rug! Bedenk eerst waar het werkstuk precies naar toe moet, gebruik
vervolgens de juiste tiltechniek (door uw knieën buigen en tillen met gestrekte rug).
Bespreek,
wanneer u met meerdere mensen iets verplaatst, wat u ermee wilt. Wanneer u met zijn
drieën
meer dan honderd kilo in handen heeft, is het te laat om nog even te gaan overleggen.
Zet de werken zodanig vast dat ze niet kunnen gaan schuiven of in bochten kunnen gaan
kantelen. U dient vooral rekening te houden met het plotseling moeten remmen. Overdrijft u
het vastbinden echter niet: te stevig vastzetten kan ook leiden tot beschadiging van een werk
stuk.
Gebruikt u touw of nylon; ijzersterk en glad, legt u er dan een knoop in die goed vastzit, maar
later gemakkelijk weer los te maken is. Zorgt dat u voor genoeg lengtes touw beschikt.
Gebruikelijk is zes meter per lengte en vijf lengtes is niet te veel (beter mee verlegen, dan om
verlegen).
Teken een bevestiging dat u de werken in de auto heeft en rijdt u rustig.