Algemene Basisopleiding Tentoonstellen

door © Roby Bellemans

tekst cursusboek

OPGELET:
Deze tekst mag uitsluitend voor eigen gebruik afgedrukt worden. Het is niet toegestaan om zonder toestemming delen ervan op de een of andere manier te publiceren.
Helaas voor ons dachten de uitgevers dat er een te kleine doelgroep was voor het handboek waardoor het drukken ervan commericeel gezien niet interessant was. En wij vonden het weer jammer van het vele werk wanneer er niets met gedaan zou worden.
Vandaar ons besluit om het handboek dan maar integraal op internet te zetten. U hoeft dus niets te betalen voor het gebruiken van dit materiaal, maar dit betekent niet dat u er geen vergoeding voor mag geven.
Qua vergoeding mag u denken aan een bedrag tussen de 10 en 25 euro. Instellingen die het handboek als lesmateriaal willen gebruiken kunnen ook een dergelijk bedrag per kopie aan ons overmaken. Met die inkomsten kunnen wij weer leuke andere dingen bedenken en uitvoeren.
De vergoeding kunt u storten op onze girorekening 216886 o.v.v. cursusboek tentoonstellen.

Terug naar homepage

(Deze site bevat deel 2)

inhoud tekstboek:
Deel I beleid & marketing: 1 de verschillende manieren om met tentoonstellen bezig te zijn
2 marketing
3 het beleid bepalen
4 een beleidsplan opstellen
5 promotie en publiciteit
Deel II- Zakelijk:
1 de zaken
2 contracten
3 het auteursrecht
4 verzekering
5 im- en export
Deel III-A: de tentoonstelling
1 concept tentoonstelling
2 presentatie
3 het loopplan
4 de verschillende manieren van tentoonstellen
Deel III-B: de tentoonstelling
1 maquettes en modellen
2 de verlichting
3 presentatiemiddelen
4 ophangsystemen
5 teksten
Deel III-C: de Tentoonstelling
1 het werkplan
2 de begroting
Deel IV-A: de werkzaamheden
1 de intake
2 ingelijst werk
3 tentoonstellen in een andere ruimte
4 transport
Deel IV-B: de werkzaamheden
1 tijdens de tentoonstelling
2 na de tentoonstelling
3 het archief
Deel V: uit de praktijk
1 een onderzoek
2 evaluatie

met dank aan de volgende mensen voor hun bijdragen en adviezen:
Deel I: Gerrit Staal (marketing director Philips International),
Deel II: Jan Bartz (gevolmachtigde verzekeringsmij Nieuw-Rotterdam), Willem Sleijster (hoofd douanekantoor Terneuzen).
Deel III-B: Wim Clarijs (maquettebouw),
Deel IV-A: Muskie Engels (kunsttransport),

Deel II - Zakelijk

1 De zaken
2 Contracten
3 Het auteursrecht
4 Verzekering
5 Im- en export

II.1 De zaken

Of u nu als vrijwilliger, in loondienst of als zelfstandige werkt, een tentoonsteller is in principe een ondernemer. Zowel in de letterlijke als figuurlijke zin. U heeft te maken met uw eigen onderneming en regelmatig met ondernemingen van anderen. Als tentoonsteller krijgt u dan ook met allerlei `zakelijkheden' te maken. Die zakelijkheden hebben dus betrekking op zowel uw eigen onderneming als op de `buitenwereld'.
De ruggegraat van uw eigen onderneming is het ondernemingsplan en om dat te kunnen realiseren heeft u een financiering nodig. Naar buiten toe heeft u bepaalde verplichtingen zoals het betalen van belastingen en sociale lasten, u moet ook weten wie uw zakenpartners zijn.
Wanneer iemand u vraagt een tentoonstelling te maken dan moet die persoon ook gemachtigd zijn om, vanuit zijn organisatie, die order te kunnen plaatsen. Dit zijn zo'n beetje de onderwerpen die we in hier gaan behandelen.

de verschillende ondernemingsvormen

Een onderneming kan door een of door meerdere personen geleid worden. Dit kan op persoonlijke titel of men kan een `rechtsvorm' in leven roepen. Het verschil is dat in het eerste geval de ondernemer persoonlijk aansprakelijk is, in het tweede geval niet.
Andersom geldt dit ook: wanneer men een vordering heeft op een persoon kan men beslag laten leggen op zijn priv‚ bezittingen. Bij vorderingen op een rechtspersoon kan men daar de eigenaar priv‚ niet op aanspreken.
Een onderneming hoort ingeschreven te staan bij de Kamer van Koophandel. Daar kunt u dan ook alle benodigde informatie over de desbetreffende onderneming opvragen.

Welke ondernemingsvormen kennen we zoal?
de eenmanszaak:
Wanneer een bedrijf door ‚‚n persoon geleid wordt, noemen we dat een eenmanszaak. In principe maakt het niets uit of u nu free-lancer bent of een winkel heeft, wanneer u de enige eigenaar bent is er sprake van een eenmanszaak. Ook al heeft u personeel in dienst. De eigenaar van het bedrijf is met al zijn bezittingen aansprakelijk voor de schulden van zijn onderneming.

de `maatschap', de `vennootschap onder firma'(VOF) en de `commanditaire vennoot schap'(CV):
Dit zijn samenwerkingsvormen waarbij de `maten' of de `vennoten' als ondernemers een samenwerkingscontract hebben. Bij de maatschap is elke maat voor een gelijk deel persoonlijk aansprakelijk. Bij de VOF is men ook priv‚ volledig aansprakelijk. De CV is een beetje hetzelfde als de VOF, alleen is ‚‚n van de vennoten geen ondernemer maar iemand die geld in het bedrijf stopt. Dat is de `stille vennoot', die is priv‚ niet aansprakelijk. Maar bij faillissement is de stille vennoot w‚l het geld kwijt dat hij bij de cv heeft ingebracht.

de besloten vennootschap (BV) en naamloze vennootschap (NV):
Dit zijn `rechtspersonen'. De directeur van een BV of NV is persoonlijk niet aansprakelijk voor de schulden van de BV of de NV. Tenminste voor zover er geen sprake is van wanbeheer. Omdat de eigenaren niet aansprakelijk zijn, moet er eerst een behoorlijk kapitaal gestort worden dat eigendom wordt van de BV of NV. De oprichters van een BV moeten samen minimaal fl 40.000,- aan kapitaal inbrengen, voor een NV is nog veel meer nodig.

de stichting en de vereniging:
Ook dit zijn rechtsvormen en in Nederland is het bestuur ook persoonlijk aansprakelijk. Zowel stichtingen als verenigingen kunnen ondernemingen zijn. Wanneer zij activiteiten ontwikkelen die concurrerend zijn met activiteiten van het reguliere bedrijfsleven, dan worden zij be schouwd als `ondernemingen' en moeten zij bijvoorbeeld op een zelfde manier belasting betalen als een BV.

een onderneming beginnen
Wanneer u van plan bent om een onderneming te starten, kunt u zich uitstekend laten voorlichten bij zowel de Kamer van Koophandel (KvK) als bij de Belastingsdient. Bij de KvK kunt u een startersset kopen waarin u alle mogelijke informatie vindt, bij de belastingdienst kunt u het `Handboek Ondernemen' krijgen. Hoe eerder u bij deze instellingen op informatie uitgaat, hoe beter. Informatie inwinnen kost niets, of bijna niets, maar kan u heel veel geld besparen.
Ongeacht de ondernemingsvorm waarvoor u kiest, een ondernemingsplan zult u altijd moeten hebben.
Meestal heeft iemand die een eigen bedrijf wil beginnen een bepaald idee van wat hij wil en wat niet. En meestal zit er enige ruimte tussen wat men wil en wat er kan.

In deel 1 behandelden we het beleidsplan. U zag daar hoe we, na het bestuderen van de markt, beleid ontwikkelden. Het ontwikkelen van een ondernemingsplan gaat het makkelijkst wanneer u vertrekt vanuit dit beleidsplan. In het ondernemingsplan geeft u dan aan hoe u de financi‰le onderbouwing van dit plan ziet. U houdt dan niet alleen rekening met het beleid, maar ook met allerlei andere gegevens. Want een beleidsplan kan fantastisch zijn, maar wanneer u bijvoorbeeld priv‚ bepaalde financi‰le verplichtingen heeft, dan kan het zijn dat u d  rom geen onderneming kunt opzetten.
Uiteraard kunt u ook uitgaan van een bepaald budget en vervolgens de vraag stellen wat u met dat geld kunt doen. Met name instellingen die met een vast budget moeten werken hebben de neiging dit te doen. Wanneer men echter uitgaat van een bepaald budget, legt men zichzelf vaak onnodige beperkingen op.
Stel dat u een budget heeft van fl 10.000,- en een tentoonstelling kost fl 2.500,- dan komt men al snel tot de conclusie dat men vier tentoonstellingen kan maken.
Wanneer men was uitgegaan van het verlangen om zes tentoonstellingen te maken, dan was men op zoek gegaan naar, ¢f meer geld, ¢f een lagere kostprijs ¢f een andere oplossing.

Bij het zoeken naar oplossingen moet u weten hoe u er financieel voorstaat. Dat blijkt uit de winst- en verliesrekening en de balans.
Alvorens u een ondernemingsplan kunt opstellen moet u dus iets weten over winst- en verlies rekeningen, balansen, liquiditeit en solvabiliteit.

de winst- en verliesrekening:
Het uitwerken van een ondernemingsplan is bepaald niet eenvoudig omdat er veel onzekere factoren zijn. Het zou wel erg eenvoudig zijn wanneer u kon zeggen: "Ik wil een jaarinkomen van fl 50.000,- en ik verdien fl 1.000,- per tentoonstelling. Dus moet ik dit jaar 50 tentoonstellingen verkopen en dan ben ik rond. In theorie klopt dit verhaal als het u lukt in dat jaar 50 tentoonstellingen te verkopen.
In theorie want de praktijk blijkt u met allerlei factoren rekening te moeten houden. Hoe meer gegevens de W&V-rekening bevat, hoe duidelijker dit wordt.
We kunnen dit goed zien wanneer we voortborduren op bovenstaande gegevens.
Op de eerste plaats heeft u vaste uitgaven: huisvesting, telefoon etc.. Laten we die begroten op fl 50.000,-. U moet dan geen 50 maar 100 tentoonstellingen verkopen om dezelfde winst te maken. Als we dan deze gegevens op een winst- en verliesrekening zetten zien we het volgen de:

Winst- en verliesrekening over jaar x:
inkomsten: 100 x 1.000,-
= 100.000,-
vaste lasten: - 50.000,-
winst: 50.000,-

Wanneer u honderd tentoonstellingen kunt verkopen, maakt u in theorie fl 50.000,- winst. Verkoopt u er maar 40 dan ziet het plaatje er als volgt uit:

Winst- en verliesrekening over jaar x:
inkomsten: 40 x 1.000,-
40.000,-
vaste lasten: - 50.000,-
verlies: -10.000,-

Nu gaan we meer gegevens verwerken in de W&V-rekening.
We schreven dat u fl 1.000,- per tentoonstelling verdient. Dat betekent dat het verschil tussen uitgaven en inkomsten per tentoonstelling fl 1.000,- is. De W&V-rekening per tentoonstelling zou er bijvoorbeeld als volgt kunnen uitzien:

Winst- en verliesrekening per tentoonstelling:
inkomsten: 7.000,-
materiaal kosten: 6.000,-
winst: 1.000,-

Wanneer we deze gegevens verwerken met uw W&V-jaarrekening dan krijgen we het volgen de:
Winst- en verliesrekening over jaar x:
inkomsten: 100 x 7.000,-
= 700.000,-
materiaal kosten: 6 x 100.000,-
= 600.000,-
vaste lasten: 50.000,-
winst: 50.000,-

We zien nu op deze W&V-rekening dat u fl 700.000 heeft ontvangen en dat u fl 650.000,- heeft uitgegeven.
Theoretisch gezien heeft u dan fl 50.000,- winst gemaakt en dat is wat u wilde. Helaas is dit alleen in theorie zo. De W&V-rekening is een j  roverzicht. In de praktijk is het juist van belang wann‚‚r u die uitgaven moet doen en wann‚‚r u die inkomsten heeft.

Wanneer u bijvoorbeeld in januari de uitgaven moet doen voor tentoonstellingen die u pas in augustus kunt verkopen, dan zult u gedurende minimaal een half jaar minstens fl 600.000,- moeten voorfinancieren. Gaat het hier om een bestelling van de overheid dan zal een financiering niet zoveel problemen opleveren. In andere situaties kan het onmogelijk zijn een financiering te regelen. Dat hangt in sterke mate af van uw solvabiliteit.
Wanneer de uitgaven en inkomsten gelijkmatig over het jaar verspreid zijn, dan zal een goede bedrijfsvoering meer afhankelijk zijn van uw liquiditeitspositie.

de balans:
De solvabiliteit en liquiditeit wordt afgeleid uit de balans. Vandaar dat we eerst de balans bespreken.
Op de balans zien we aan de ene kant (rechts) het vermogen waarover een bedrijf beschikt. Aan de andere kant (links) zien we waarvoor dat vermogen gebruikt is.
De rechterkant noemen we de passief- of creditzijde, de linkerkant de actief- of debetzijde.
Rechts staat bijvoorbeeld het geld dat u van uzelf in het bedrijf heeft gestopt ‚n het door u geleende geld. Links staan dan bijvoorbeeld de machines die heeft aangekocht en de tentoon stellingen die klaar zijn om te verkopen.
Stel dat u zelf fl 50.000,- heeft ingebracht en dat u voor een periode van 10 jaar fl 25.000,- heeft geleend. Met dat geld heeft u voor fl 40.000,- machines gekocht en voor fl 30.000,- tentoonstellingmateriaal. De resterende fl 5.000,- is uw kasgeld. Op de balans komt dit er dan als volgt uit te zien:

Balans:
debet:...................................credit:
machines: 40.000,-................eigen vermogen: 50.000,-
materiaal:30.000,-.................geleend vermogen: 25.000,-
kasgeld: 5.000,-
---------------------------------------------------------------------------
totaal: 75.000,-................... 75.000,-

Na elk handelen met een financieel gevolg vind er een wijziging plaats op uw balans.

Bijvoorbeeld: om een tentoonstelling te maken leent u fl 4.000,-. Dit is een kortlopende lening, u moet ze binnen 3 maanden terug betalen. De balans zal er dan als volgt komen uit te zien:

Balans:
debet:...................................credit:
machines: 40.000,- ...............eigen vermogen: 50.000,-
materiaal: 30.000,-................geleend vermogen: 25.000,-
tentoonstelling: 4.000,-..........kortlopende lening: 4.000,-
kasgeld: 5.000,-
-------------------------------------------------------------------
totaal: 79.000.......................79.000,-

Nu is het zo dat die door u gemaakte tentoonstelling meer waard is dan die fl 4.000,- die u heeft uitgegeven. Laten we aannemen dat ze nu fl 10.000,- waard is. Op de balans ziet dat er dan als volgt uit:

Balans:
debet:...................................credit:
machines: 40.000,-...............eigen vermogen: 56.000,-
materiaal: 30.000,-...............geleend vermogen: 25.000,-
tentoonstelling:10.000,-.........lening: 4.000,-
kasgeld: 5.000,-
----------------------------------------------------------
totaal: 85.000,-...................... 85.000,-

We hebben nu de balans een paar maal zien veranderen en daarbij zal het u opgevallen zijn dat wanneer we aan de creditzijde een lening toevoegen, we aan de debetzijde ook iets moeten toevoegen. Wanneer we aan de debetzijde de waarde van de tentoonstelling verhogen, moet er eenzelfde bedrag aan de creditzijde worden bijgeschreven. Kortom, de `balans' moet steeds in evenwicht zijn. Dit is wat men een dubbele boekhouding noemt: wijzigingen moet je steeds aan de twee zijden van de balans invoeren.
Op de laatste balans zagen we dat aan debetzijde de post `tentoonstellingen' werd verhoogd met fl 4.000,-. Aan creditzijde vermeerderde het eigen vermogen met een evengroot bedrag.

liquiditeit:
De `liquiditeit' geeft aan of een ondernemer over voldoende liquide- oftewel vlottende- middelen beschikt. Eenvoudig gezegd: kan de ondernemer de binnenkomende rekeningen tijdig betalen.

Dat kunnen we op de balans zien. De balans is namelijk onderverdeeld in vaste en vlottende middelen. Bij de actiefzijde spreken we van de `vaste activa' en `vlottende activa'. Bij de passiefzijde maken we onderscheid tussen `eigen vermogen', `lang vreemd vermogen' en `kort vreemd vermogen'.
Vaste activa zijn onder meer de gebouwen en de machines. Vlottende activa zijn bijvoorbeeld kasgelden, tentoonstellingen die klaar zijn, rekeningen die men nog   n u moet betalen.
Wat het eigen vermogen is spreekt voor zich. Lang vreemd vermogen bestaat uit hypotheken en leningen op lange termijn. Onder kort vreemd vermogen verstaan we leningen die u op korte termijn moet terugbetalen, maar bijvoorbeeld ook rekeningen die £ moet betalen.

Een balans ziet er aldus uit:

debetzijde:............................creditzijde:
* vaste activa........................* eigen vermogen
..............................................* lang vreemd vermogen
# vlottende activa.................. # kort vreemd vermogen

De liquiditeit geeft de relatie aan tussen de `vlottende activa' en het `kort vreemd vermogen'. In ons voorbeeld hierboven stond er op de debetzijde fl 15.000,- aan vlottende activa tegen over fl 6.000,- aan kortlopende leningen op de creditzijde. Dit is een verhouding van 15:6 en dat is 2,5. Hier zijn dus in principe geen liquiditeitsproblemen. Als die verhouding kleiner is dan 1,1 zijn er w‚l liquiditeitsproblemen.
In principe omdat produkten, die klaar zijn om te verkopen, ook bij de vlottende activa worden gerekend. Wanneer die tentoonstelling niet verkocht wordt, dan is er w‚l een probleem.

solvabiliteit:
Wanneer iemand een bedrijf begint met alleen maar geleend geld, dan is dat bedrijf niet erg solvabel. Hoe meer eigen vermogen iemand in zijn bedrijf heeft zitten, hoe meer zo iemand kan verliezen bij een slecht beleid.
De verhouding tussen het eigen vermogen en het vreemd vermogen geeft de globale vermogensverhouding aan. De verhouding tussen het vreemd vermogen en de totale activa geeft de solvabiliteit aan.
In principe geeft de balans dus een goed beeld van de liquiditeit en solvabiliteit van een bedrijf. Om een balans ‚cht goed te kunnen beoordelen moet u evenwel ook de bedrijfsresultaten (W&V-rekeningen) van een aantal opeenvolgende jaren ter inzage hebben.
In ons voorbeeld kunnen we op papier een prachtige balans cre‰ren. Want tegenover elke fl 4.000,- die we lenen staat er een toename van het eigen vermogen met fl 6.000,-. Wanneer we dus in plaats van fl 4.000,- het tienvoudige: fl 40.000,- lenen, komt de balans er als volgt uit te zien:

Balans: debet:...................................credit:
machines: 40.000,-................eigen vermogen: 110.000,-
materiaal: 30.000,-.................geleend vermogen: 25.000,-
tentoonstelling:100.000,-....... lening: 40.000,-
kasgeld: 5.000,-
------------------------------------------------------------------
totaal: 175.000,-....................175.000,-

Volgens deze balans zou zowel de liquiditeit als de solvabiliteit uitstekend zijn. Wanneer dan blijkt uit de W&V-rekening dat er jaarlijks bijvoorbeeld voor slechts fl 20.000,- aan tentoonstellingen wordt omgezet, dan is het duidelijk dat de balans niet klopt.

het ondernemersplan
Het ondernemersplan is zo'n beetje de samenvoeging van alle plannen en wensen, gecombineerd met uw financi‰le mogelijkheden. En dat niet alleen voor het komende jaar maar ook voor de jaren daarop. Iemand die een bedrijf opzet heeft meestal de intentie om dat bedrijf jarenlang voort te zetten. U moet dus niet alleen een gezond (financieel) plan voor het komen de jaar hebben, maar u moet ook aangeven hoe u denkt dat de marktsituatie zich in de toekomst zal ontwikkelen. Hoe gaat de concurrentie zich ontwikkelen? Het kan best zijn dat u een gezond financieel plan heeft voor de directe toekomst, maar hoe ziet het er over een paar jaar uit? Kunt u dan nog op eenzelfde manier uw bedrijf financieren?
Welke zaken zullen er, op termijn, van invloed zijn op uw bedrijfsvoering? Wanneer u een bedrijf in een afgelegen gebied start, dan zijn de vestigingskosten erg laag waardoor u in het eerste jaar een florissant beeld kunt schilderen. Maar hoe zit het wanneer uw bedrijf moeten groeien waardoor u in de toekomst gespecialiseerd personeel moet aantrekken. Is dat personeel dan wel beschikbaar?
Wat zijn uw alternatieve mogelijkheden wanneer de markt zich ineens drastisch zou wijzigen?

Kortom; een ondernemingsplan ontstaat vooral door het op termijn leren denken.

de btw
Van alle belastingvormen waar een tentoonsteller mee te maken kan krijgen, is met name de btw (de belasting op de toegevoegde waarde) van belang. Daarom extra aandacht voor deze belasting. Laat u overigens over de andere belastingen goed voorlichten, want het duurt soms een tijdje voordat u een belastingaanslag krijgt. Wanneer u dan `vergeten' bent deze uitgaven te reserveren, krijgt u grote problemen.

Waarom deze extra aandacht voor de btw? Om de eenvoudige reden dat de algemeen geldende regeling voor de tentoonsteller niet de meest gunstige is. Wanneer u met een goed onderbouwd verhaal naar uw btw-inspecteur gaat, dan is de kans groot dat u een betere regeling kunt treffen.
Het is overigens ook mogelijk vrijstelling van btw aan te vragen. Kleine bedrijven kunnen dit doen omdat men de administratie zo omslachtig vindt, of om andere redenen. Voor mensen die in de kunstsector werkzaam zijn, is het niet altijd verstandig om van deze vrijstellingsmogelijkheid gebruik te maken. De reden hiervoor is, dat wie btw moet betalen, ook btw terug kan krijgen.

Wat is nu de btw?
Het principe van de btw is erg eenvoudig. Laten we een voorbeeld nemen om dit te illustreren.
Stel; u bezit een werkstuk dat is gemaakt van kosteloos materiaal. Eerst was er het kosteloos materiaal. Dit werd een produkt. Dit produkt heeft een waarde. Is die waarde `Z', dan is de waarde, ten opzichte van het (kosteloze) beginmateriaal, toegenomen met Z. Over deze toegenomen waarde heft de staat belasting. Deze belasting moet pas worden voldaan op het moment dat het produkt verhandeld wordt.
In ons voorbeeld betekent dit dus dat we de staat btw verschuldigd zijn op het moment dat we het werkstuk gaan verkopen. De verkoopprijs wordt dan:
De waarde van het produkt + de btw.
Of in ons voorbeeld: Z + btw.

Deze belasting is niet voor alle produkten hetzelfde. Voor luxe artikelen geldt een hoog btw- tarief, voor andere artikelen geldt het lage btw-tarief. In sommige gevallen (bijvoorbeeld voor produkten die worden uitgevoerd) is er zelfs sprake van een nul-tarief. Zowel het hoge als het lage tarief worden regelmatig veranderd. In de voorbeelden hieronder gebruiken we een fictief percentage waarmee makkelijk gerekend kan worden. Het lage tarief stellen we vast op 5% en het hoge op 20 %.

Voor kunst geldt het lage tarief. Hierdoor wordt de verkoopprijs: Z + (laag tarief x Z).
Stel Z = fl 100,- en het lage btw-tarief is 5% dan wordt de verkoopprijs: fl 100,- + (100 x 0.05) = fl 105,-.
De kunstenaar uit dit voorbeeld krijgt bij verkoop fl 105,- van de klant. fl 100,- is voor hemzelf, fl 5,- moet hij aan de belasting afdragen.

Deze vorm van belastingheffen heeft niets te maken met de belasting die iedereen over zijn inkomen moet betalen. De kunstenaar uit ons voorbeeld heeft fl 100,- inkomen. Over dit geld moet hij inkomstenbelasting betalen.

Laten we als voorbeeld een kunstenaar nemen die klei gebruikt om een kunstwerk te maken. De klei wordt gekocht bij een handelaar in klei. Deze kleibroden hebben een waarde Y. De kunstenaar die de kleibroden koopt betaalt: Y + btw. Omdat klei onder het hoge tarief valt, wordt de prijs die de kunstenaar moet betalen: Y + (hoge tarief x Y).
Als Y fl 10,- waard is dan wordt de verkoopsprijs dus:
fl 10,- + ( 10 x 0.20) = fl 12,-
De handelaar verkoopt de klei en houdt per brood fl 10,- over en betaalt fl 2,- aan de staat. Als de kunstenaar nu btw-plichtig is, mag hij de door hem betaalde btw terugvorderen.

Vervolgens maakt de kunstenaar met de aangekochte klei een kunstwerk. Hij heeft hiervoor vier kleibroden nodig. De waarde van het kunstwerk is C en bedraagt fl 105,-, dit bedrag is inclusief btw.

Laten we nu eens kijken naar het verschil in inkomsten tussen een kunstenaar die niet btw- plichtig is en een die dit wel is.

Voor de niet btw-plichtige geldt:

Uitgaven: 4 x fl 12,-(incl. BTW) = fl- 48,-
Inkomsten: (incl. BTW) = fl 105,-
-----------
Resultaat: fl 57,-

Voor de btw-plichtige geldt:

Uitgaven: 4 x fl 12,-(incl. BTW) = fl- 48,-
......................................................................terug te vorderen BTW: fl 8,-
Inkomsten: (incl. BTW) = fl 105,-
......................................................................te betalen BTW fl 5,-
-----------
Resultaat: fl 57,- ............+ fl 3,- terug te vorderen BTW

De btw-plichtige kunstenaar heeft in dit voorbeeld een beter winstresultaat.

de tentoonsteller en de btw
In het hoofdstuk over marketing kunt u lezen over de bedrijfskolom. Dit is de uitwisseling van goederen en diensten die plaats vindt tussen een koper en een verkoper. De verkoper kan op zijn beurt weer koper zijn van goederen of diensten van een andere verkoper (die bijvoorbeeld onderdelen verkoopt waarmee een compleet produkt kan worden gemaakt).
Voor een galerie kan deze opdeling als volgt worden gemaakt:

v: verfhandelaar . . . .p: verf. . . . k: kunstenaar
v: kunstenaar. . . . . .p: kunstwerk. . . k: galeriehouder
v: galeriehouder . . . .p: kunstwerk. . . k: klant
(v = verkoper; p = produkt; k = koper)

Op het basisniveau gaat het om fysieke goederen die worden uitgewisseld: verf, linnen, penselen. Een stapje hoger handelt het om een kunstwerk. Bij de laatste schakel ligt het wat moeilijker, omdat er geen daadwerkelijke verandering aan het produkt heeft plaatsgevon den.
We zagen echter al dat er in feite wel iets was veranderd (zie deel 1Marketing). De galeriehouder zorgt er immers voor dat het werkstuk wordt tentoongesteld, dat erover wordt geschreven of dat het op een andere manier onder de aandacht van het publiek komt. Deze niet zichtbare gebeurtenissen rondom een produkt worden diensten genoemd en hebben tot gevolg dat het produkt verandert. Een verandering die meer ligt in de vorm van appreciatie dan dat er daadwerkelijk fysiek iets met het produkt gebeurt.

We zagen hierboven al het principe van de btw. Met behulp van de bedrijfskolom en de toelichting erop wordt de situatie voor de galeriehouder duidelijk.
Op verf zit het hoge tarief, de kunstenaar maakt er iets heel anders van; een kunstwerk en dit valt onder het lage tarief. Dit werk wordt tentoongesteld in een galerie en iemand koopt het. De koper betaalt dan enerzijds de waarde van het kunstwerk, vermeerderd met het lage btw- tarief. Daarnaast betaalt hij ook nog provisie, dit is een vergoeding voor bewezen diensten (het tentoonstellen van het werk en alle eraan vast zittende werkzaamheden), aan de galeriehou der.
Diensten vallen onder het hoge btw-tarief. Dit geldt dus ook voor de provisie die wordt betaald aan de galeriehouder.
Dit is een nogal belangrijk gegeven. Aan de hand van het hierna volgende voorbeeld worden de gevolgen ervan voor de particuliere kunstkoper meteen duidelijk:

Een galeriehouder stelt een zeefdruk van fl1.000,- tentoon en rekent 50% provisie.
Bij verkoop betaalt de klant: [fl500 + (500 x 0.05)] + [fl500 + (500 x 0.20)] = fl525 + fl600 = fl1125,-

Wegens succes koopt de galeriehouder eenzelfde zeefdruk voor fl500,- en verkoopt deze enige tijd later voor fl1000,-.
Nu levert de galeriehouder echter geen diensten meer als bemiddelaar tussen kunstenaar en klant. De galeriehouder is nu eigenaar van dit kunstwerk en dit laatste is alleen in economische waarde vermeerderd. De koper betaalt nu over het volle bedrag slechts het lage tarief.
Dezelfde zeefdruk kost nu:
[ fl1000,- + (1000 x 0.05)] = fl1050,-. Oftewel fl75,- minder. Voor een particulier is dit een belangrijk verschil. Voor een btw-plichtig bedrijf niet.

Wat dit betreft, en om te voorkomen dat kunstwerken onnodig duur worden, is er een vrij eenvoudige oplossing: schaf de tentoon te stellen kunstwerken aan met een betalingstermijn van drie maanden en met recht van retour. Na drie maanden ontvangt men dan een creditfactuur voor de teruggebrachte werken.
Let wel; een levering met recht van retour is iets anders dan een consignatienota! Bij een consignatienota blijft de kunstenaar eigenaar van het werk en bij verkoop geldt de provisie als een dienst. Wanneer u werk in consignatie heeft kan het ook zijn dat de eigenaar het risico draagt, heeft u het werk met recht van retour gekocht dan bent u er altijd verantwoordelijk voor.

We hebben overigens niet alleen bij verkoop te maken met deze aspecten. Ook wie tentoonstellingen inricht,verleent diensten.
Wanneer u als tentoonsteller wel btw-plichting bent en u levert aan niet btw-plichtige instellingen, dan maakt het veel uit of u het lage dan wel het hoge tarief moet doorberekenen. Wanneer u de inspecteur kunt overtuigen van het feit dat de door u bedachte en gemaakte tentoonstellingen als `creaties' beschouwd moeten worden, dan kan hij u onder het lage tarief laten vallen.
Persoonlijk ben ik van mening dat het maken van een tentoonstelling niet te beschouwen valt als "het verlenen van een dienst". Het is een uiterst creatief beroep en het vak hoort te vallen onder de toegepaste kunsten.

II.2 Contracten en afspraken

Men denkt wel eens dat het op papier zetten van goede afspraken iets met `vertrouwen' te maken heeft.
Het feit d t men u iets meegeeft om op een tentoonstelling te gebruiken bewijst dat men vertrouwen in u heeft. Dat u dan die afspraken op papier wilt hebben is alleen maar verstandig. Stel dat u iets in `goed vertrouwen' meeneemt, onderweg krijgt u een ongeluk en wat u mee heeft genomen is stuk geraakt. De kans is dan zeer groot dat uw verzekering niet voor de kosten wil opdraaien. Zeker niet wanneer er geen goede omschrijving is van wat u heeft meegenomen.

Er zijn nog meer redenen om steeds goede en duidelijke afspraken te maken: degene waarmee u de afspraken heeft gemaakt kan ziek worden of tijdelijk met verlof zijn. De vervanger zal u mogelijk niet zo goed kennen en het risico niet willen nemen u materiaal mee te geven.

Men kan ook afspraken vergeten, of niet goed begrepen hebben. Dat komt nog wel eens voor en het kan tot heel vervelende situaties leiden.
De relatie kan bekoeld zijn sinds u de afspraak maakte. In de nieuwe situatie zou men u bijvoorbeeld niet meer onder dezelfde voorwaarden iets in bruikleen geven.
Het kan ook zijn dat u een prijs was overeengekomen, maar dat het niet echt duidelijk was welke prestatie daarvoor geleverd diende te worden.

Kortom, er zijn een heleboel redenen om duidelijke afspraken en contracten te maken.

soorten afspraken en contracten
Contracten en afspraken komen altijd tussen meerdere partijen tot stand. In principe heeft men altijd te maken met leveranciers en afnemers.

naar de afnemers toe onderscheiden we onder andere de:
- de offertes
- bestellingen
- afspraken en verbintenissen
- verkoop- en verhuurcontracten
- facturen

naar de leveranciers toe kennen we onder meer:
- aankoopfacturen
- contracten met leveranciers
. . . . . . - lease contracten
. . . . . . - kopen op afbetaling
. . . . . . - huurkoop
- huurovereenkomsten

Er zijn, bij diverse instellingen zoals de consumentenbond, een heleboel standaard contracten en overeenkomsten verkrijgbaar.

uit de praktijk
U zult in de praktijk echter vaak zelf overeenkomsten moeten sluiten en helaas, zo leert de ervaring, de kans dat u een rechtszaal aan de binnenkant te zien krijgt is niet gering.
Zelf heb ik driemaal een rechtszaak aangespannen en ‚‚nmaal werd ikzelf voor de rechter gedaagd. Een zaak liep tot aan de Hoge Raad, die heb ik gelukkig gewonnen. Van de drie andere zaken heb ik er een gewonnen en de andere twee noch gewonnen noch verloren. Ze zouden voor mij gewonnen zijn geweest indien ik de afspraken zorgvuldiger op papier had gezet.
Vier zaken over zeer uiteenlopende kwesties. De eerste zaak betrof een subsidie-afhandeling. De Provincie Zeeland had mij geld gegeven om naar aanleiding van een project een boekje voor scholen uit te geven. De scholen hadden echter liever tentoonstellingsmateriaal en dat heb ik geleverd. De Provincie eiste de subsidie terug omdat ik het geld anders had gebruikt. De Hoge Raad besliste echter dat het geld beter was besteed en dat het uitgegeven was aan het doel waarvoor het gekregen was, iets wat de Provincie ook onderschreef. Volgens het arrest van de Hoge Raad moet de overheid, wanneer ze geld uitgeeft, geen formeel, maar een inhoudelijk oordeel vellen.
De tweede rechtszaak had betrekking op de kosten van mijn boekhouder. Die had zijn kantoor verkocht aan een groot accountantskantoor, dat echter veel duurder was. Ik weigerde die hogere rekeningen te betalen en dat leidde tot een rechtszaak. De rechter besliste dat ik niet meer hoefde te betalen.
De derde zaak had betrekking op onze kunstuitleen. Een klant weigerde de vereiste huurvergoeding te betalen en voor de rechter beweerde hij dat hij het werk gekocht had. Een gedegen administratie (in het begin betaalde de klant gewoon huur) was voor de rechter onvoldoende bewijs dat de klant het werk gehuurd had en niet gekocht. Omdat de klant ook geen aankoopbewijs had, besliste de rechter dat hij ons het aankoopbedrag moest betalen. Dat hebben we nu, tien jaar later, nog steeds niet gehad. en om het te vorderen kost meer dan het oplevert.
De laatste zaak betrof het verhuren van tentoonstellingen. Een bibliotheek had voor een periode van een jaar voor acht filialen tentoonstellingen gehuurd. Zij dachten dat ze voor het hele pakket fl 500,- moesten betalen (kosten incl. transport en verzekeringen) terwijl wij hun per filiaal fl 500,- in rekening brachten. Onmiddellijk na de levering stuurden zij alle tentoonstellingen terug. De rechter vond dat wij te onduidelijk waren geweest. De rechter had ook geen oor voor ons argument dat de huurder had kunnen begrijpen dat een bedrag van fl 500,- voor het hele pakket niet re‰el was. Het kwam neer op een huurprijs van fl 5,20 per tentoonstelling, per filiaal, per maand, terwijl de huurprijs van &eacut;én schilderijtje bij de plaatselijke kunstuitleen al fl 10,- per maand kostte. Ook het overleggen van de gebruikelijke huurtarieven van andere tentoonstellingsleveranciers, waar men voor ongeveer dezelfde tentoonstellingen meer dan fl 250,- p/m moest betalen, hielp ons niet de rechter te overtuigen van het feit dat de klant had kunnen weten dat het bedrag van fl 500,- om in acht filalialen een jaar lang tentoonstellingen te hebben niet re‰el was.
De rechter besliste dat de bibliotheek de tentoonstellingen kon huren voor fl 500,-. Op het moment van de uitspraak was de afgesproken huurtermijn verlopen en omdat wij de tentoonstellingen geleverd hadden, moesten zij wel die fl 500,- huur betalen, ondanks het feit dat ze de tentoonstellingen niet hadden afgenomen. De rechter had verder bepaald dat ik fl 500,- moest bijdragen aan hun rechtskosten. De rest moesten zij zelf betalen.

Wat ik van deze laatste zaak vooral geleerd heb, is dat wij pas aan een tentoonstelling beginnen te werken na de ontvangst van een schriftelijke bevestiging van de opdracht en de kosten die eraan verbonden zijn.

En wat ik van deze en andere zaken geleerd heb, is dat er een wezenlijk verschil is tussen het gevoel van "In je recht te staan" en dat voor de rechtbank aan te kunnen tonen.
Vandaar dat we extra aandacht schenken aan de `overeenkomst' en de `verbintenis'

de overeenkomst
Als tentoonsteller zult u met leveranciers en afnemers vaak `overeenkomsten' sluiten. Zo nu en dan, hopelijk niet al te vaak, zal het voorkomen dat een overeenkomst niet wordt nagekomen. Dat kan grote problemen opleveren. Een leverancier belooft u materiaal en u belooft een klant een tentoonstelling. Als die leverancier dan, om wat voor reden dan ook, dat materiaal niet kan of wil leveren, gaat de beloofde tentoonstelling niet door. De klant kan u daarvoor aansprakelijk stellen en de vraag is vervolgens of u de schade kunt verhalen op de leverancier.

Dit hangt af van de overeenkomst die gesloten is.
Aan een rechtsgeldige overeenkomst worden de volgende wettelijke eisen gesteld:
- De overeenkomst moet vrijwillig worden aangegaan.
- De beide partijen moeten `bekwaam' zijn.
- De overeenkomst moet een duidelijke inhoud hebben.
- De overeenkomst moet een geoorloofde strekking hebben.

Vrijwillig:
Het is duidelijk dat een overeenkomst niet rechtsgeldig is wanneer de ene partij de andere fysiek of geestelijk onder druk zet. Een voor de tentoonsteller veel belangrijker kwestie is de mogelijkheid van `dwaling'. Neem het volgende voorbeeld: u heeft een galerie en krijgt de opdracht om voor het plaatselijk museum een tentoonstelling te maken over een bepaalde kunstenaar. U komt bij de erven, vertelt dat u voor het museum werkt en in het museum een tentoonstelling wilt gaan maken over het werk van die kunstenaar. U sluit een overeenkomst met de erven en u begint aan de tentoonstelling te werken. Een tijd later wilt u het werk gaan ophalen, maar men weigert u het werk mee te geven. Het blijkt dat men naar het museum heeft opgebeld en de mensen die daar aan de telefoon zaten, kenden u niet en konden u ook niet terugvinden in het werknemersbestand van dat museum.
De erven hadden er geen vertrouwen meer in haakten af. Nu kunt u naar de rechter stappen en eisen dat zij de met u gesloten overeenkomst naleven, maar de kans is groot dat de rechter u in het ongelijk stelt. De erven zullen waarschijnlijk met succes beroep doen op `dwaling', namelijk dat zij in de veronderstelling verkeerden dat u in dienst was van het museum en dat zij d rom hadden ingestemd met de overeenkomst. Indien zij hadden geweten dat u een `commerci‰le galeriehouder' was, dan hadden zij niet met u willen samenwerken.

Bekwaamheid
Als u een overeenkomst sluit moet u die sluiten met de juiste persoon. Als een vrijwillige medewerker van een bibliotheek een tentoonstelling bestelt van fl 50.000,- dan is het verstandig om bij het hoofd van die bibliotheek na te gaan of het de bedoeling is dat die overeenkomst wordt gesloten.
Wanneer het gaat om belangrijke overeenkomsten kunt u altijd bij de Kamer van Koophandel nagaan wie welke bevoegdheden heeft.

Duidelijkheid
Wat u vastlegt in de overeenkomst moet duidelijk en concreet zijn. Wanneer u, in geval van een geschil, de rechter uw overeenkomst voorlegt dan zal alles voor hem of haar duidelijk moeten zijn want anders kan de overeenkomst nietig verklaard worden.

Geoorloofde strekking
U zou bijvoorbeeld een overeenkomst kunnen sluiten waardoor u, en dat hoeft echt niet zo bedoeld te zijn, onrechtmatig belastingvoordeel zou genieten. Ook in zo'n geval kan die overeenkomst nietig verklaard worden, ondanks het feit dat de overeenkomst voor de rest volkomen legaal is.

de verbintenis
Uit een overeenkomst kan een verbintenis volgen. Over een verbintenis praten we als de ene partij tot iets verplicht is en de andere recht heeft op iets. Bij een verbintenis kunnen meerdere partijen betrokken zijn.
De partij die recht heeft, de crediteur/schuldeiser, kan rechtsmaatregelen eisen als de andere partij, de debiteur/schuldenaar, zijn plicht niet nakomt. Op het niet nakomen van een plicht staan dus sancties.

Een verbintenis kan verplichten tot geven, of doen, of niet doen.
Het niet nakomen van een verbintenis noemen we een wanprestatie. Behalve wanneer er sprake is van overmacht.
Overmacht is een niet voorzienbare, van buiten komende vreemde oorzaak die iemand niet kan worden toegerekend en die de juiste nakoming van de verplichting redelijkerwijs onmogelijk maakt. Geldgebrek en ziekte leveren geen overmacht op. Ziekte is namelijk geen `vreemde' oorzaak.

Wanneer er sprake is van wanprestatie moet men eerst een aanmaning sturen. Dat hoeft overigens niet altijd, maar het gaat te ver om in dit bestek daarop in te gaan.

Bij wanprestatie kan men nakoming eisen (als dit mogelijk is), eventueel met een dwangsom en schadevergoeding. Men kan alleen schadevergoeding eisen, en tot slot kan men kan ontbinding (al of niet in combinatie met een dwangsom) eisen.

Bij het eisen van schadevergoeding moet u wel kunnen aantonen hoe groot de schade is tengevolge van een bepaalde wanprestatie. Dat kan schade zijn door `verlies' (gemaakte kosten e.d.) en/of gederfde winst.
Schade dient slechts vergoed te worden voorzover ze rechtstreeks veroorzaakt is door de wanprestatie en voorzienbaar is. Dit laatste betekent dat u de andere partij, bij het overenkomen van een verbintenis, erop moet wijzen welke schade er kan ontstaan ten gevolge van een wanprestatie.

Dit zijn een paar belangrijke zaken die u moet opnemen in een contract dat u eventueel wil sluiten. Uiteraard is het goed om op dit soort zaken te letten, wanneer u zelf een contract te ondertekenen krijgt.

offertes
Wanneer iemand geïnteresseerd is in het artikel dat u levert, zal men bij u documentatie en prijzen opvragen. Wanneer het gaat om een project, dan vraagt men meestal een specifiek voor die opdracht uitgebrachte offerte.

Documentatie, prijzen en offertes moeten z‚‚r duidelijk zijn. Indien er verschillende mogelijkheden zijn, geef dan enkele voorbeelden ter toelichting. Sommige prijzen liggen vast, andere niet. Wanneer u bijvoorbeeld drukwerk moet leveren, dient u rekening te houden met de papierprijs. Die kan stijgen.
Uit ervaring weet u welke prijzen op termijn kunnen veranderen, geef dat zeer duidelijk aan, eventueel ook met de mogelijke stijging. Neem in een offerte zoweinig mogelijk en nog liever geen, p.m.-posten. P.m. oftewel "pro memorie" posten zijn uitgaven die men wel in de begroting vermeldt, maar waarvan men nog niet weet hoe hoog ze zullen uitvallen. In plaats van een bedrag schrijft men dan p.m., later kan men dan het bedrag invullen; voor de klant scheppen p.m.-posten veel onduidelijkheid.
In uw offerte geeft u ook aan voor welke periode die geldt en wat u dan van de opdrachtgever verwacht.

bestellingen
Een zelfde zorgvuldigheid dient u te betrachten wanneer u bestellingen plaatst. Bestel bijvoorkeur zoveel mogelijk schriftelijk en houdt een kopie bij. Dat is het voordeel van een computer, u heeft meteen een goed gearchiveerde bestelkopie. Ga liever niet in op telefonische aanbiedingen, tenminste wanneer het gaat om een leverancier die u niet kent.

Wanneer u een belangrijke bestelling plaatst, zorg dan dat u aangeeft wanneer u het materiaal beslist moet hebben. Vraag ook om een schriftelijke bevestiging van uw bestelling ‚n een accoordverklaring met de voorwaarden.
Dit is vooral belangrijk wanneer u persoonlijk aansprakelijk te stellen bent voor het niet nakomen van de afgesproken verplichtingen.

afspraken en verbintenissen
We schreven hierboven al over dit onderwerp. Omdat de juridische taal tamelijk ingewikkeld is, is het verstandig om advies in te winnen wanneer u een belangrijke overeenkomst wilt sluiten. U kunt advies inwinnen bij een advocaat, deurwaarder, notaris, juridische medewer ker...maar vraag eerst een duidelijke offerte. In een enkel geval is een advies gratis, maar het kan soms ook behoorlijk prijzig zijn.

facturen
Facturen moeten in ieder geval de volgende gegevens bevatten:
- datum
- naam en adres van de leverancier en afnemer
- omschrijving van het geleverde of van de verrichte diensten
- prijzen exclusief btw, uitgesplitst per btw-tarief
- de verschillende btw bedragen
Het innen van facturen kan voor problemen zorgen. Een mogelijkheid om problemen te vermijden is om de afnemer ‚‚rst te laten betalen.
Een andere mogelijkheid is om al uw facturen via een incassobureau te laten lopen. Daar kleven echter nogal wat nadelen aan. U bent een deel van de winst kwijt, maar daar staat tegenover dat u zeker bent van de betalingen. Het belangrijkste nadeel is echter dat een incassobureau behoorlijk zelfstandig opereert; bij uw afnemers kan dat heel onpersoonlijk overkomen. Zolang alles goed gaat is er meestal geen probleem, maar als er een discussie over een nota is, krijgt u geheid problemen. De aanmaningskosten van een incassobureau zijn h‚‚l hoog. U kunt hierdoor een klant verliezen, die misschien wel bij u gebleven was bij een persoonlijke benadering.

verkoop- en verhuurcontracten
Hier geldt een beetje hetzelfde voor als voor afspraken en verbintenissen. In de meeste bibliotheken is veel literatuur te vinden waarin allerlei standaardcontracten staan.

Wanneer uzelf een contract afsluit met een leverancier heeft u vaak de keuze uit een lease contract, kopen op afbetaling of huurkoop. Het zijn verschillende benamingen en mogelijkheden voor in principe hetzelfde. U heeft bijvoorbeeld te weinig geld om een kopieerapparaat te kopen. U kunt er dan een huren of leasen. Conform de meeste contracten koopt u feitelijk het apparaat, de leverancier zorgt voor een lening. Het is een kortlopende lening en de rente daarop ligt altijd beduidend hoger dan op een gewone lening.

Wanneer u zelf origineel werk verkoopt of verhuurt geeft het blijk van goed vakmanschap de koper/huurder te wijzen op de auteursrechtelijke beperkingen.

II.3 Het auteursrecht

inleiding
In de praktijk is er een groot verschil tussen het gevoel ergens recht op te hebben en dat recht ook te krijgen. Dat geldt ook voor het auteursrecht. De grens tussen wat mag en niet mag is vaak moeilijk te trekken.
Indien u bijvoorbeeld een catalogus maakt, met daarin reprodukties van het werk dat u op een tentoonstelling heeft hangen, dan heeft u daarvoor de toestemming van de kunstenaar nodig. Dat lijkt duidelijk. Die toestemming is zelfs nodig indien het tentoongestelde werk niet meer van de kunstenaar is. Stel dat u in de loop der jaren heel wat kunstwerken verzameld heeft en nu wilt u ter gelegenheid van uw veertigjarig bestaan een overzichtstentoonstelling houden m‚t catalogus. Dan moet u hiervoor, voordat u de catalogus maakt, toestemming vragen aan de desbetreffende kunstenaars.

Maar stel dat u na veertig jaar verzamelen besluit om het aangekochte werk te gaan verkopen. Vreemd genoeg heeft u dan g‚‚n toestemming nodig om een catalogus te maken. Die catalogi kunnen er precies hetzelfde uitzien terwijl u in het ene geval w‚l toestemming nodig heeft en in het andere geval niet.

het auteursrecht
Het auteursrecht beschermt de maker van een werk. Dit is geregeld in de auteurswet van 1912, en volgende artikelen en uitspraken. Internationaal is het auteursrecht geregeld via de Univer sele Auteursrecht Conventie ( UAC.1952) en de Berner Conventie (BC.1886).
Artikel 1 van onze auteurswet stelt dat "het auteursrecht het uitsluitend recht is van de maker van een werk van letterkunde, wetenschap of kunst, of van diens rechtverkrijgenden, om dit openbaar te maken en te vermenigvuldigen, behoudens de beperkingen, bij wet gesteld".

voorbeeld:
Een auteur heeft een verhaal geschreven, maar niemand wil het uitgeven. De auteur gaat op wereldreis en geeft u het manuscript met de vraag of u een uitgever kunt vinden. Tijdens het lezen merkt u dat de titel niet goed is gekozen, het veel te langdradig is geschreven en het einde niet goed is. Nadat u de helft heeft geschrapt, de titel en het einde heeft veranderd, vindt u vrij snel een uitgever. Die is enthoussiast en besluit het boek uit te geven. Wanneer de auteur terug komt van zijn reis ligt het boek al in de winkels. De auteur is er niet tevreden over en stapt naar de rechter met de eis het boek uit de handel te nemen. Wat denkt u dat de rechter beslist?
Hoogst waarschijnlijk beslist de rechter in het voordeel van de auteur. Verderop leest u waar om.

Interessant is dat men, om in Nederland beroep te kunnen doen op de auteurswet, niets anders hoeft te doen dan de maker te zijn van een werk waarop auteursrecht rust. Wie een schilderij maakt, hoeft dat nergens vast te leggen of aan te geven. Tenminste voor zover men kan bewijzen dat men de maker is.
Wie een boek schrijft heeft op het geschrevene automatisch auteursrecht. Een praktisch voorbeeld: u schrijft een boek en kopi‰ert dat enkele malen. E‚n kopie geeft u in bewaring bij een notaris, u krijgt dan een bewijs van depot. De andere kopie‰n stuurt u rond richting uitgevers. Indien u nu ineens uw boek ergens in de handel aantreft, kunt u beroep doen op de auteurswet om degene die het boek zonder uw toestemming in de handel heeft gebracht, aan te klagen. Doordat u een exemplaar bij de notaris heeft gedeponeerd kunt u altijd aantonen dat u de maker bent.
Dat men niets hoeft te doen om het auteursrecht te verkrijgen geldt voor alle landen die de wetgeving van de BC volgen. Ter verduidelijking: u hoeft niets te doen om het auteursrecht te krijgen, maar u moet wel kunnen bewijzen dat u de maker bent. De meeste Europese landen volgen die. De UAC eist echter dat het werk, op een goed zichtbare plaats, voorzien is van een ©-teken gevolgd door de naam van de maker en het jaar waarin het werk voor het eerst openbaar werd gemaakt.
Op niet alles wat gemaakt wordt rust auteursrecht. De belangrijkste eis is dat het moet gaan om origineel werk ‚n het moet zichtbaar zijn. Op idee‰n zit geen auteursrecht, wel op uitge werkte idee‰n. Het is ook niet belangrijk of iets mooi of lelijk is dan wel kunst of kitsch is. Het is al evenmin van belang of het werk gemaakt is door een `beroeps' of door een `amateur'. Auteursrecht is meestal geldig tot 50 jaar na de dood van de maker van het werk.

persoonlijkheidsrecht & exploitatierecht
De auteurswet maakt een fundamenteel onderscheid tussen het `overdraagbare' en `niet- overdraagbare' auteursrecht. We beginnen met het laatste. Het geestelijk eigendomsrecht, het persoonlijkheidsrecht, is niet overdraagbaar. Dat is het recht om het werk openbaar te maken, het een naam te geven, om wijzigingen aan het werk aan te brengen en om als maker van een werk genoemd te worden. Voor tentoonstellers zijn dit erg belangrijke zaken! We komen hier zo meteen op terug.

Het overdraagbare recht heeft te maken met het materieel exploiteren van werk.
Heel belangrijk is dat het exploitatierecht niets te maken heeft met het eigendomsrecht. Het gegeven dat men een kunstwerk heeft gekocht, geeft nog niet het recht het op foto te zetten, bijvoorbeeld ter verluchtiging van een of ander boekwerk. Als men een schilderij koopt wordt men uitsluitend `eigenaar', de zorgdrager, van dat kunstwerk. Men kan er zoveel naar kijken als men wil, maar men mag er geen postkaartjes van laten maken. Men mag dus het bezit niet `exploiteren' ‚n men heeft zelfs de plicht ervoor te zorgen dat het werk in goede staat blijft verkeren!

auteursrecht op het tentoonstellingsmateriaal
Als tentoonsteller heeft u rekening te houden met zowel het persoonlijkheidsrecht als met het exploitatierecht. Er is op dit gebied echter weinig geregeld en dat heeft direct te maken met diverse door elkaar lopende belangen.
We zagen reeds in de inleiding dat men in het ene geval voor het afdrukken van reprodukties wel vergoeding moet betalen en in het andere geval niet. Dat geldt ook voor het tentoonstellen. In bepaalde gevallen kan een kunstenaar een vergoeding vragen voor het tentoonstellen van zijn werk. De gedachte dat het "toch reclame is voor zo'n kunstenaar" is niet relevant; dat hoort die kunstenaar zelf te beslissen.
Kunst is meestal mooi en dan vooral als achtergrond. Recentelijk besliste de rechter, naar aanleiding van een zaak door de kunstenaar aangespannen tegen de Volkskrant, dat er ook vergoeding betaald dient te worden voor het publiceren van een foto waarbij een kunstwerk als `achtergrond' figureert.

Als tentoonsteller moet u er in ieder geval rekening mee houden dat kunstenaars een vergoeding mogen vragen, en daar recht op hebben, als u hun werk gebruikt voor een tentoonstelling.
Er zijn echter uitzonderingen. Bijvoorbeeld indien de tentoonstelling wordt ingericht om het werk te kunnen verkopen. Ook kennen we het `citaatrecht' en het `ontleenrecht'. Voor tentoonstellingen van educatieve of wetenschappelijke aard is het toegestaan iets te `ontlenen' of te `citeren'.
Wanneer u bijvoorbeeld een tentoonstelling van pentekeningen wilt inleiden met een mooi stukje poëzie, een paar regels maar, dan mag dat niet zonder toestemming van de schrijver van die dichtregels. Indien u echter op een educatieve tentoonstelling diezelfde regels wilt gebruiken dan mag dat onder bepaalde omstandigheden weer wel.
Op de eerste plaats moet u, indien de auteur dat verlangt, een redelijke vergoeding is betalen.
Op de tweede plaats moet het gaan om werk dat reeds openbaar gemaakt is (zie ook verder op). Dit laatste hoeft niet te betekenen dat de tekst in drukvorm moet bestaan. Het kan zijn dat de auteur de dichtregels heeft voorgedragen tijdens een poëzie-avond.

Naar mijn mening horen er nog meer uitzonderingen te zijn.
Bijvoorbeeld als men een tentoonstelling maakt over, laat ons zeggen poëzie van de veertigers.
Men schrijft de uitgever aan, die stuurt dichtbundels en fotomateriaal op. Fotomateriaal dat speciaal gemaakt is om die boeken te promoten. Het lijkt mij onjuist dat de fotograaf dan aan de tentoonsteller een vergoeding zou vragen voor het tentoonstellen van de foto's. Tenminste indien de maker van de foto's van de uitgeverij reeds een exploitatievergoeding heeft ontvangen.

Bij foto's moet men trouwens goed uitkijken. Bijvoorbeeld indien u ter gelegenheid van een tentoonstelling een catalogus wil maken met daarin het werk van een fotograaf. Die heeft bijvoorbeeld een landschap gefotografeerd en op die foto is een beeld te zien. Dan volstaat het niet het auteursrecht alleen met alleen die fotograaf te regelen. U zult evenzogoed de kunstenaar die het beeld heeft gemaakt toestemming moeten vragen. Daarover ging ook bovengenoemde uitspraak in het geval van de Volkskrant.
Overigens, indien een fotograaf van een krant een foto maakt van de kunstenaar of van de tentoonsteller, met als achtergrond een van zijn werken, dan geldt dat weer als nieuwsgaring en hoeft er geen toestemming gevraagd of vergoeding betaald te worden aan de maker van het kunstwerk.

Waar u als tentoonsteller ook rekening mee moet houden is het feit dat u van de maker van een werk toestemming nodig heeft om het werk tentoon te stellen, óók indien het werk verkocht is.
Deze toestemming heeft u echter niet nodig, nadat het werk openbaar gemaakt (geweest) is.
Stel dat u een bepaald boekomslag zo mooi vindt dat u het origineel wil kopen. Dit is helaas al verkocht. Nu blijkt dat de maker van het omslag nog een bijna identieke tekening heeft, die is niet gebruikt omdat de maker er niet voor honderd procent tevreden over was. U vindt hem echter wél heel mooi en koopt hem.
Wanneer u d¡e tekening op een tentoonstelling zou willen hangen, is de kans groot dat de maker met succes protesteert. Als argument kan hij aanvoeren dat de tekening teveel lijkt op het gebruikte origineel en dat mensen zouden kunnen denken dat het hier om het origineel gaat. De maker staat in zijn recht omdat de door u gekochte tekening nooit `openbaar' is gemaakt.

Soortgelijke situaties kunnen ontstaan met werk dat men op het atelier van een kunstenaar koopt of werk dat men `krijgt' van de kunstenaar.
Het kan zijn dat het hier om werk gaat dat de kunstenaar, om wat voor reden dan ook, niet in de handel wil brengen.
Ook wanneer u een galerie heeft en de kunstenaar u werk schenkt, dient men naar mijn mening, alvorens dat werk tentoon te stellen, de kunstenaar toestemming te vragen.
Mogelijk dat hiervoor geen rechtsgrond aanwezig is, maar als tentoonsteller heb je niet alleen rekening te houden met vastgelegd recht, maar ook met de regels van goed fatsoen.

Uiteraard wanneer een kunstenaar het exploitatierecht heeft verkocht, mag het werk openbaar gemaakt worden. De kunstenaar behoudt echter het recht om te bepalen `hoe' het openbaar gemaakt wordt.
U heeft daar als tentoonsteller rekening mee te houden.
Vandaar dat de vraag of een kunstwerk altijd tentoongesteld mag worden, niet eenduidig met ja valt te beantwoorden.
Als we de exploitatievergoeding even buiten beschouwing laten dan kunnen we globaal stellen dat we een kunstwerk dat uit een kunstuitleen komt, of dat gekocht is in een galerie, mogen tentoonstellen. Door het werk in de handel te brengen heeft de maker laten weten geen bezwaar te hebben tegen openbaarmaking.

Toch kan een kunstenaar het zeer ongewenst vinden dat zijn werk in een bepaalde context wordt tentoongesteld.
Vaak zal de rechter moeten uitmaken of er aan de verlangens van de maker voldaan moet worden.

Nemen we als voorbeeld twee moeilijke gevallen:
- Een beeldend kunstenaar maakt nog uitsluitend grote schilderijen. Een galeriehouder heeft van hem nog kleine schilderijtjes en wil die tentoonstellen op een overzichtstentoonstelling onder de titel "Feest van de Kleintjes". De desbetreffende kunstenaar wil niet op die tentoonstelling hangen omdat hij geen kleine schilderijen meer maakt en ook niet meer als schilder van kleine schilderijtjes in de publiciteit wil komen.
- Een fotograaf maakt in een revalidatiecentrum een serie foto's waarop te zien is hoe iemand, met veel pijn en moeite, opnieuw leert lopen. Een tijdje later ziet de fotograaf zijn foto's terug op een tentoonstelling over "wantoestanden in de ziekenhuizen". De gefotografeerde zit heel ongelukkig kijkend in een rolstoel, maar nu lijkt het dat dit komt als gevolg van het slechte ziekenhuis beleid.

In het eerste voorbeeld wil de kunstenaar om commercieële redenen niet deelnemen aan de tentoonstelling. In het tweede voorbeeld zijn het inhoudelijke redenen.

auteursrecht op de tentoonstelling zelf
Hierover valt weinig te lezen, maar dat hoeft niet te betekenen dat de tentoonsteller geen auteursrecht op zijn tentoonstelling kan krijgen.
In artikel 5 van de auteurswet kunnen we lezen dat wanneer een werk bestaat uit verschillende werken van twee of meerdere personen, degene onder wiens leiding het totale werk is tot stand De samensteller van een bloemlezing is dus ook een auteur en heeft dientengevolge ook auteursrechten.
Dit geldt ook voor tentoonstellers. Waarbij ik me zelfs afvraag of het relevant is dat het gaat om een verzameling van verschillende werken van `twee of meerdere' personen. De juristen die ik hierover gesproken heb gaven geen eenduidig antwoord.
Indien een tentoonsteller vanuit een bepaald origineel idee werkt, dan heeft de tentoonsteller daar auteursrecht op. Als een tentoonsteller een bijzondere tentoonstelling heeft gemaakt, en hij ziet enige tijd later een tentoonstelling waarvoor men duidelijk gebruik heeft gemaakt van zijn idee, dan kan de tentoonsteller schadevergoeding eisen.

Het kan bijvoorbeeld zijn dat u gevraagd wordt door een instelling om in hun tentoonstellings ruimte een mooie tentoonstelling te maken met door dat bedrijf ingehuurd werk.
Twee maanden nadat de tentoonstelling is afgelopen komt u bij een filiaal van dat bedrijf en ziet u, de door u gemaakte tentoonstelling, daar hangen. In dat geval moet het bedrijf u extra betalen.
Het spreekt bijna vanzelf dat het feit, dat men bijvoorbeeld aan de auteurs van de tentoongestelde werken vergoeding heeft betaald, niet ter zake doet.

Jurisprudentie
Op auteursrechtelijk gebied zijn al heel wat uitspraken geweest. Voor de tentoonsteller zijn er echter nog veel belangrijke vragen onbeantwoord. Om een antwoord op die vragen te krijgen moeten er eerst rechtszaken komen. De rechter neemt dan een beslissing en doet een uitspraak. Zo ontstaat er jurisprudentie. We weten dan, dat onder die voorwaarden, de rechter een bepaalde uitspraak doet. Wanneer er eenmaal een bepaalde uitspraak is, volgen de meeste rechters in gelijke gevallen die uitspraak.

II.4 Verzekeringen

Schade bestaat altijd uit een materieel en een immaterieel deel. Met een goede verzekering bent u er zeker van dat u, wanneer er schade is ontstaan, een redelijke compensatie ontvangt. Maar compensatie betekent niet dat u hetzelfde opnieuw krijgt. Voor de tentoonsteller zal die compensatie dan ook zelden tot tevredenheid stemmen. Iemand wiens nieuwe auto in de prak wordt gereden, zal heel tevreden zijn met een andere identieke auto. Wanneer er echter tijdens een tentoonstelling een uiterst zeldzaam beeldje, van een paar honderd jaar oud, stuk gaat, dan zal het uitgekeerde verzekeringsbedrag nooit voldoende compensatie betekenen.
Met een verzekering dekt u uzelf als tentoonsteller in tegen eventuele schadeclaims. Meestal werkt u met uniek materiaal dat onvervangbaar is. En het is (meestal) £w taak om uw medewerkers daar voortdurend op te wijzen. Helaas komt het regelmatig voor dat de tentoonsteller zelf uiterst zorgvuldig omgaat met het tentoonstellingsmateriaal, maar dat degene die bijvoorbeeld het transport verzorgt of de tentoonstellingsruimte schoonhoudt zich niet altijd even bewust is van het unieke van dit materiaal.

Verzekeren valt voor een deel ook onder het pr-beleid. In dit kader is het verstandig om naar buiten toe goed aan te geven waarvoor u aansprakelijk bent en waarvoor niet. Het komt regelmatig voor dat er een meningsverschil is over wie er aansprakelijk is voor bepaalde schade. Wanneer u in een dergelijk geschil terecht komt, kan uw "goede naam" een behoorlijke deuk oplopen. Zelfs wanneer u in uw recht staat, en zelfs wanneer u voor een rechtbank in het gelijk wordt gesteld. Het punt is dat u als tentoonsteller in het algemeen veel professioneler bent dan veel van uw leveranciers, afnemers of gebruikers. Vanuit pr-oogpunt gezien heeft u dan ook de taak te voorkomen dat er, door ontwetendheid bij de andere partij, problemen kunnen ontstaan.

verzekeringen
Tentoonstellingsobjecten hebben niet alleen een cultuur-historische of artistieke waarde. Ze kosten ook gewoon geld. Veel geld soms. Een tentoonsteller die dergelijke objecten exposeert, neemt dus een zeker financieel risico: voorwerpen kunnen zoek raken, er kan brand uitbreken, er wordt soms gestolen. Om over andere rampspoed nog maar even te zwijgen.
Gelukkig kunt u zich middels verzekeringen indekken tegen zeer veel risico's. Welke verzekeringen het best passen in uw situatie is uiteraard in het bestek van deze cursus niet te bepalen.
Wel zullen we proberen u enigzins wegwijs te maken in het scala van mogelijke verzekeringsvormen, in de hoop dat u van hieruit een verantwoorde keuze zult kunnen maken. Voor de details en voor een verantwoord advies `op maat' kunt u zich uiteraard altijd wenden tot een erkend verzekeringsadviseur.

Om risico's bij het tentoonstellen te vermijden is het erg belangrijk dat u van te voren duidelijke afspraken maakt met de eigenaren van de tentoon te stellen objecten en eventueel met de verhuurder van de expositieruimte. Samen met hen kunt u bepalen wie er voor welke verzeke ring zorg zal dragen.
Een goede richtlijn in deze is dat de eigenaar van de objecten zorg draagt voor een goederentransport-, verblijfsverzekering op basis van de zogenaamde All-Risk dekking. Hierdoor zijn de objecten bij de eigenaar thuis of op zijn atelier gedekt, alsmede in de tentoonstellingsruimte en tijdens het transport tussen deze twee plaatsen. De kosten van deze verzekering kunnen in principe doorberekend worden naar de tentoonstellingsorganisator.

De dekking geldt niet als de schade is ontstaan ten gevolge van:
- "enig gebrek, eigen bederf of uit de aard en de natuur van de goederen zelf onmiddelijk voortspruitende." Hieronder valt eveneens verkleuring door bijvoorbeeld zoninwerking in de etalage. Deze uitsluiting is niet van toepassing ten aanzien van brand, explosie en zelfontbranding.
- opzet, grove en merkelijke schuld van de verzekerde zelf.
- vandalisme, zonder dat men wederrechtelijk is binnen gedrongen in de expositieruimte. Bij exposities in de buitenlucht is de mogelijkheid tot verzekeren tegen vandalisme in principe altijd uitgesloten.
- een aantal voor verzekerden minder belangrijke uitsluitingen als insolvabilieit, deklading, handelsverbod, oorlogs- en stakersmolest.

Uiteraard is het ook bij deze verzekeringsvorm van belang dat de verzekerde middels taxatierapporten, foto's en dergelijke aan de schade-expert duidelijk kan maken wat de schade aan de verzekerde objecten inhoudt. Bij brand en bij diefstal zijn de goederen namelijk niet meer stoffelijk aanwezig, zodat het vaststellen van de schade zeer moeilijk is, omdat er niet beschikt kan worden over enige vorm van bewijsmateriaal. Dit kan soms tot problemen lei den.

Niet elke eigenaar beschikt over een verzekering zoals we die hierboven beschreven. In dat geval kunt u proberen met andere losse verzekeringensvormen toch een volledige dekking te bereiken.
U zou dit als volgt kunnen oplossen:
Sluit een aflopende goederentransport-, verblijfsverzekering af voor een korte periode. Zorg ervoor dat het transport van het huis-, atelieradres van de eigenaar naar de tentoonstellingsruimte, het verblijf in die ruimte en het retourtransport gedekt worden.
Dergelijke verzekeringen kunnen afgesloten worden voor willekeurige termijnen vari‰rend van enkele dagen tot meerder maanden. Houdt u er wel rekening mee dat de premies voor aflopende verzekeringen meestal duurder zijn dan een normale doorlopende dekking.

Het is natuurlijk heel goed mogelijk dat de tentoonsteller al een doorlopende verzekering heeft. In dit geval zijn de objecten die bij hem worden ge‰xposeerd al verzekerd. Hierdoor is een groot gedeelte van de nieuw af te sluiten polis al gedekt. Bedenk echter wel dat de dekking van deze polissen nooit zover gaat als die van een All-Risk polis. Deze laatste dekt namelijk ook bijvoorbeeld schade ten gevolge van het laten vallen van een kunstwerk of schade die ontstaat wanneer een ophangsysteem het begeeft.
Als een tentoonsteller in het bezit is van een doorlopende verzekering, kan hij eventueel een extra verzekering afsluiten die het transportrisico dekt, alsmede de extra risico's tijdens het verblijf van de objecten in een tentoonstellingsruimte waarvoor de tentoonsteller niet is verzekerd via zijn eigen polis.
U kunt hierbij op problemen stuiten, omdat u iedere keer vooraf inzage in de lopende polis moet geven om vast te kunnen stellen welke risico's reeds gedekt zijn.
In de meeste gevallen zal er namelijk sprake zijn van een dekking op basis van een al of niet uitgebreide brandverzekering. En deze nu dekt bijvoorbeeld nooit schade als gevolg van het vallen van objecten, ook niet als deze loskomen van hun ophangsysteem.
U kunt dan natuurlijk proberen de leverancier van het ophangsysteem aansprakelijk te stellen. Waarschijnlijk zult u hier weinig mee bereiken, behalve natuurlijk wanneer het ophang-systeem niet deugdelijk is. Maar u zult dan moeten bewijzen dat u een object heeft opgehangen conform de aanwijzigingen van de leveranciers.
Het is ook bijzonder moeilijk om een tentoonsteller aansprakelijk te stellen voor de schade die is ontstaan tijdens het inrichten van een tentoonstelling.
In beide gevallen zal namelijk een beroep worden gedaan op de opzicht-clausule die alle schade uitsluit die is ontstaan aan goederen die men in beheer, in huur, ter vervoer, in gebruik, ter bewerking, ter behandeling, voor herstel of om een andere reden onder zich heeft.

Naast bovengenoemde dekkingen voor schade aan de eigen objecten, is het uiteraard ook zinvol te bekijken of het sluiten van een bedrijfs-aansprakelijkheidsverzekering noodzakelijk is. Een tentoonsteller zal in ieder geval over een dergelijke verzekering moeten beschikken. Zijn bezoekers of gasten zouden immers schade kunnen oplopen tijdens het bezoek aan de tentoonstelling. Het is buitengewoon aangenaam wanneer de tentoonsteller de afhandeling van de schadeclaim over kan laten aan zijn verzekeraar die in elk geval over voldoende kennis beschikt om te bekijken of er daadwerkelijke sprake is van aansprakelijkheid van de tentoonsteller.
Ook is het belangrijk om bij het afsluiten van een bedrijfs-aansprakelijkheidsverzekering rekening te houden met de hulp van eventuele vrijwilligers. Deze zijn niet in (loon)dienst van uw bedrijf.

II.5 Grensoverschrijdende tentoonstellingen

inleiding
Bij grensoverschrijdende tentoonstellingen moeten we een onderscheid maken tussen enerzijds tentoonstellingen die naar het buitenland gaan en na afloop weer (compleet) terugkomen.
Anderzijds tentoonstellingen die hier gemaakt worden en niet (volledig) terugkomen.

Daar zit een wezenlijk verschil tussen, namelijk dat in het eerste geval er sprake is van een tijdelijke invoer. In het tweede geval is er sprake van invoer. In het laatste geval moet er veel meer geregeld worden zoals we verderop zullen zien.
Wanneer er sprake is van een tijdelijke invoer zijn de regels een stuk soepeler, zodanig dat uitwisselingen van educatieve en culturele tentoonstellingen weinig problemen oplevert.

tijdelijke in- en uitvoer van tentoonstellingen
We kennen twee vormen van tijdelijke invoer: namelijk tijdens het `doorvoeren' en op de eindbestemming.
Wanneer u met een tentoonstelling bijvoorbeeld naar Turkije wilt, en u gaat met de auto, dan zult u verschillende landen passeren. In principe voert u in al die landen de tentoonstelling in en uit.

EEG:
Tot 1 januari 1993 golden allerlei beperkende voorwaarden bij het overschrijden van de E.E.G.-binnengrenzen. Na deze datum zijn de grenzen verdwenen tussen bij de E.E.G. aangesloten landen.

buiten de E.E.G.:
Wanneer u een tentoonstelling buiten de E.E.G. wilt organiseren, moet u eerst naar de Kamer van Koophandel en Fabrieken. Bij de Kamer van Koophandel wordt alles wat in- en uitgevoerd wordt geregistreerd. De douane controleert later of u inderdaad datgene in- en uitvoert wat u bij de Kamer van Koophandel heeft opgegeven. Dat doet de douane aan de hand van het zogenaamde `ATA-carnet' dat u bij de Kamer van Koophandel kunt verkrijgen. Hoe u dit moet invullen, kunt u lezen in de erbij verstrekte `Gids voor gebruikers'. Het invullen van het ATA- carnet lijkt nogal op dat van het vroegere E.E.G.-carnet.
Met behulp van dit carnet kan men tentoonstellingen in- en uitvoeren zonder invoerrechten te moeten betalen, tenminste voorzover men al het materiaal wat men invoert ook weer uitvoert. Wanneer u dit carnet gaat invullen, moet u eerst goed de toelichting op het voorblad lezen.
Nadat u het hebt ingevuld, gaat u met dit carnet en de goederen naar een douanekantoor. (Het is verstandig om eerst even telefonisch een afspraak te maken in verband met het geldig maken van het carnet).
Het maken van de afspraak en het bezoek aan het douanekantoor vergen vaak enige tijd, ook al omdat de goederen daadwerkelijk gecontroleerd moeten worden.
N.B.; houdt u er rekening mee dat niet alleen de tentoonstellingsobjecten, maar ook bijvoorbeeld stellingsmateriaal en dergelijke vermeld moeten worden op het carnet.
Het verdient bovendien aanbeveling er van te voren voor te zorgen dat alle goederen een vaste identiteit bezitten. Dit wil zeggen dat ze niet `verwisselbaar' mogen zijn. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een douanestempel of een douaneloodje.
Nog beter is het om te proberen het bewuste artikel precies te omschrijven (soort, merk, nummer e.d.).

Iedere keer als u een grens wilt overschrijden, moet u de in- en uitvoerbladen door de douane laten behandelen. Normaal gesproken zitten in elk carnet twaalf in- en uitvoerbladen. Hiermee kunt u dus twaalf keer de grens overschrijden. Bij elke grensoverschrijding moet de douane de uitvoerstrook en de invoerstrook behandelen. Voor elk uitvoerland geldt dat de (tijdelijke) invoer gezuiverd moet worden door een uitvoer.
Wanneer u een tentoonstelling wilt organiseren met veel grensoverschrijdingen, dan heeft u waarschijnlijk niet genoeg aan het standaard geleverde pakketje in- en uitvoerstroken. Het is dan wellicht slim om bij aanschaf van het Ata-carnet bij de Kamer van Koophandel en Fabrieken meteen wat extra in- en uitvoerstroken te vragen.

borgstelling
Wanneer u bij de Kamer van Koophandel een tentoonstelling gaat aanmelden voor een reis buiten de E.E.G., zal men u om een borgstelling vragen. De borgstelling is afhankelijk van de waarde van het tentoongestelde. Bij bepaalde museale voorwerpen is het moeilijk om de tegenwaarde in geld vast te stellen. Wanneer u die hoog inschat, zal men u veel borg vragen.

De ambtshandelingen van de douane zijn meestal gratis, behalve wanneer een kantoor niet open is. Het kan namelijk voorkomen dat u bij een grenskantoor verschijnt op het moment dat een bepaalde ambtenaar niet meer aanwezig is. In sommige gevallen wil men u dan toch behulpzaam zijn tegen betaling van de kosten, de zogenaamde 'leges'.

in- en uitvoer van tentoonstellingen

binnen de Europese Unie:
Binnen de EU is er een vrij `intracommunautair' goederenverkeer. U hoeft dus niets in of uit te voeren. Waarmee u wel rekening moet houden is de BTW. We schreven al eerder, dat het voor een tentoonsteller meestal interessant is om een BTW-nummer aan te vragen. Zeker voor het intracommunautaire verkeer heeft dat zijn voordelen. Als u levert aan een afnemer m‚t een BTW-nummer mag u het 0% tarief rekenen. Dat geldt ook voor de leverancier die aan u levert, hij zal u het 0% tarief berekenen. Wanneer u in het buitenland bijvoorbeeld aluminiumlijsten koopt, kan de kostprijs daardoor rond de 20% lager uitvallen.
Vroeger kocht u in het buitenland aluminiumlijsten voor een bedrag X. U betaalde dat bedrag X + Y (de btw over bedrag X). Het bedrag Y kreeg u later terug bij de btw-verrekening. Voor materiaal was dat vaak het hoge tarief en in sommige landen is dat hoge tarief meer dan 20%. Nu wordt er, wanneer u btw-plichting bent, standaard 0% btw berekend over het bedrag X en dat is fl 0,00. U zult zich mogelijk afvragen waarom men niet gewoon g‚‚n BTW berekent. Dat is uitsluitend om een duidelijk verschil te houden tussen welke binnenkomende gelden als omzet zijn te beschouwen en welke binnenkomde gelden niet. Over omzet moet altijd btw betaald worden, desnoods 0%.

buiten de Europese Unie:
Bij uitvoer moet u aangifte doen bij de douane, niet alles mag uitgevoerd worden.
Ook bij invoer moet u aangifte doen en u zult meestal invoerrechten moeten betalen. Soms moet u ook nog andere heffingen betalen. Stel dat u een tentoonstelling maakt over "De landbouw" of over een bepaald onderwerp zoals "De IJskast de wereld rond". Wanneer u ten behoeve van die tentoonstellingen produkten uit niet E.E.G. landen importeert, dan zult u in het eerste geval landbouwheffingen en in het tweede geval een anti-dumpheffing moeten betalen.